Alkuperäinen tarjouskilpailun kuvaus
EEM pyrkii perustamaan puitesopimuksen yhden toimittajan kanssa, joka pystyy hoitamaan suuren mittakaavan, neutraalia IT-hankintaa ja toimitusketjun hallintaa tämän puitesopimuksen koko laajuudelta. Tämä hankinta luo yhden toimittajan puitesopimuksen vuoden 2023 hankintalain 45 §:n 4 momentin a kohdan mukaisesti. EEM on markkina-analyysin, lainsäädännöllisten näkökohtien ja PME-palautteen perusteella todennut, että yksi neutraali toimittaja on ainoa suhteellinen ja tehokas malli, joka pystyy täyttämään tämän asiakirjan määrittelemät IT-vaatimukset täysimääräisesti. Tämä lähestymistapa perustuu seuraaviin syihin: A. Yhteentoimivuus ja koko IT-elinkaaren integraatio. Julkisen sektorin IT-hankinnat ovat tällä hetkellä pirstaloituneita. Laitteiston, lisensoinnin, pilvipalveluiden käytön, tietoturvan, verkkojen ja hallinnoitujen palveluiden väliset monimutkaiset riippuvuudet edellyttävät yhtä yksikköä toimitusten koordinoimiseksi, yhteensopivuuden varmistamiseksi ja kokonaisvaltaisen varmuuden tarjoamiseksi. Monitoimittajapuitesopimus ei saavuttaisi näitä tuloksia ja lisäisi riskiä: • ristiriitaiset toimittajien kaupalliset intressit • epäjohdonmukaiset tekniset standardit • pirstaloituneet tukijärjestelyt B. Läpinäkyvyys ja kulujen hallinta. Julkiset tahot ovat jatkuvasti raportoineet, että ohjelmistolisenssien, pilvipalveluiden käytön ja niihin liittyvien palveluiden hinnoittelu on usein läpinäkymätöntä ja vaikeasti vertailtavaa. Yhden toimittajan neutraali toimittajamalli on tarpeen: • piilotettujen marginaalien ja niputettujen maksujen poistamiseksi • läpinäkyvän, avoimen hinnoittelun varmistamiseksi • yhdenmukaisen raportoinnin ja hallinnoinnin tarjoamiseksi • PA23:n läpinäkyvyysvelvoitteiden tukemiseksi 69–95 §:ien mukaisesti C. Aggregointi ja mittakaavaedut. Yksi toimittaja tarvitaan seuraavien toimintojen keskittämiseen: • kysynnän aggregointi • volyymialennukset • toimitusketjun optimointi • konsolidoidut alkuperäisten laitevalmistajien (OEM) neuvottelut. Näitä etuja ei voidä saavuttaa useiden toimittajien sopimuksella. D. PK-yritysten tukeminen ja tasapuolinen pääsy. Alustavan markkinakartoituksen tulokset vahvistivat, että PK-yritysten on vaikea osallistua suoraan suuriin IT-hankintoihin. Neutraali toimittaja mahdollistaa: • jäsennellyn ja oikeudenmukaisen perehdytyksen • läpinäkyvät alihankintaprosessit • PK-yritysten osallistumisen lisäämisen • jälleenmyyjien dominoimien reittien poistamisen. Tämä tukee suoraan hallituksen tavoitteita PK-yritysten osallistamisesta. E. Riskienhallinta ja vaatimustenmukaisuus. Neutraali toimittajamalli lieventää: • toimittajien epäjohdonmukaista vaatimustenmukaisuutta • hallitsematonta alihankintaa • vaihtelevia lisenssi- ja tietoturvastandardeja. Tarjoamalla yhden vastuullisen yksikön malli tukee: • vuoden 2023 hankintalain noudattamista • Cyber Essentials/ISO 27001 -varmennusta. PME-vastausten, markkina-analyysin ja vuoden 2023 hankintalain lakisääteisten vaatimusten perusteella yhden neutraalin toimittajan puitesopimus katsotaan ainoaksi suhteelliseksi ja tehokkaaksi kaupalliseksi rakenteeksi, joka pystyy täyttämään tämän puitesopimuksen laajuuden. Tämä puitesopimus ei luo perinteistä IT-jälleenmyyjää tai hallinnoitujen palveluiden toimitusmallia. Nimetyn toimittajan on toimittava neutraalina hankintavälittäjänä, ja kaikki hankintapäätökset tehdään läpinäkyvästi ja puolueettomasti minkään omistusoikeudellisen tai sisäisesti toimitetun palvelun suhteen. Neutraali toimittaja toimii ainoana sopimuspuolena kaikissa puitesopimuksen mukaisissa hankinnoissa, ja kaikki toimitusketjun järjestelyt hallitaan takaisinperintäperiaatteella. Puitesopimuksen tavoitteet ovat: Tavoite 0: Tarjota ulkoistettu IT-hankintatoiminto, joka varmistaa vaatimustenmukaisen hankinnan, kaupallisen hallinnoinnin, vertailuanalyysin ja läpinäkyvän pääsyn IT-toimitusmarkkinoille. Tavoite 1: Tarjota kattava valikoima IT-tuotteita ja -palveluita, mukaan lukien erikoistuneet toimittajat, mahdollistaen julkisen sektorin ostajille uusimpien teknologiaratkaisujen hankkimisen. Tavoite 2: Varmistaa kilpailukykyinen hinnoittelu läpinäkyvien kustannusrakenteiden ja neuvoteltujen alennusten avulla, tarjoten julkisille tahoille vastinetta rahalle. Tavoite 3: Edistää toimittajien kannustimien (esim. alennukset, provisiot) oikeudenmukaista, läpinäkyvää ja laillista uudelleenjakamista Ostajalle. Tavoite 4: Tarjota joustavia ja skaalautuvia IT-ratkaisuja, varmistaen, että ostajat voivat valita tarpeisiinsa parhaiten sopivan teknologian. Tavoite 5: Varmistaa, että kaikki tuotteet ja palvelut ovat asiaankuuluvien standardien ja säännösten mukaisia, mukaan lukien vuoden 2023 hankintalaki, NHS-standardit ja alakohtaiset vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Tämän hankinnan laajuus koskee IT-tavaroiden ja -palveluiden toimittajia. Teemat, tuotteet ja palvelut on esitetty tämän asiakirjan kohdassa Laajuus ja erittely. EEM katsoo, että tämä puitesopimus auttaa: • mahdollistamaan EEM:n jäsenille, sekä nykyisille että tuleville, ja laajemmalle julkiselle sektorille IT-toimittajien tarjoamien palveluiden tehokkaan ja vaatimustenmukaisen hankinnan. • tarjoamaan pääsyn tarkistettuun toimittajaluetteloon, mikä vähentää yksittäisten hankintojen toteuttamiseen tarvittavaa aikaa ja vaivaa. • varmistamaan, että kaikki hankinnat täyttävät lakisääteiset ja sääntelyvaatimukset, kuten vuoden 2023 hankintalaki. • tarjoamaan parempaa arvoa ostajalle luomalla oikeudenmukaisemman ja tehokkaamman toimitusketjun samalla, kun ostovoimaa konsolidoidaan parempien hintojen ja ehtojen neuvottelemiseksi. • tarjoamaan selkeät, ennalta neuvotellut hinnoittelurakenteet, jotka mahdollistavat ostajille paremman vastineen rahalle. • vastaamaan erilaisiin IT-tarpeisiin, mukaan lukien laitteistot, ohjelmistot, palvelut ja erikoistuotteet, mahdollistaen ostajille hankkia kaiken yhdestä puitesopimuksesta. • varmistamaan pääsyn huipputeknologiaan ja erikoistuneisiin teknologioihin, kuten IoT-ratkaisuihin ja vihreän IT:n aloitteisiin. • mahdollistamaan ostajille IT-hankintojen paremman skaalautuvuuden muuttuvien vaatimusten mukaisesti, pienistä päivityksistä suuriin projekteihin. • edistää innovaatiota ja laatua tarjoamalla pääsyn innovatiivisiin tuotteisiin ja palveluihin, myös erikoistuneilta toimittajilta, varmistaen, että ostajat voivat hankkia uusinta teknologiaa. • edistää kilpailua toimittajien välillä, mikä johtaa korkeampiin laatustandardeihin. • vähentää hankintariskejä tarjoamalla sopimuksia vakiintuneiden toimittajien kanssa, jotka noudattavat puitesopimuksen ehtoja.