Algne hanke kirjeldus
Tehnilised nõuded
Stoke-on-Trenti linnavolikogu soovib määrata spetsialiseerunud audiovisuaalse (AV) partneri, kes abistaks audiovisuaalsete vajaduste tarnimisel, kohaletoimetamisel, paigaldamisel, hooldamisel ja toetamisel nelja aasta jooksul.
See hõlmab järgmisi valdkondi:
• Partnerilt eeldatakse suurepäraseid töösuhteid enamiku suuremate AV-tarnijatega ning ta peab suutma läbirääkimisi pidada atraktiivsete hindade üle teenuste ja kaupade osas, mis tooksid kasu linnavolikogule. Partner peaks suutma pakkuda asjatundlikke teadmisi ja abi AV-lahenduste osas kõigi suuremate AV-tootjate puhul ning omama tõestatud kogemust videokonverentsilahenduste projekteerimisel ja tarnimisel.
• Partneril peab olema võime osta AV-riistvara ja tarkvara/litsentse. See hõlmab kõiki seadmeid, mis on vajalikud täieliku AV-lahenduse jaoks, mis sobib ruumi suurusega, kuhu see paigaldatakse, sealhulgas, kuid mitte ainult, telerid, kaamerad, mikrofonid, kõlarid, kaabeldus, komplektsed videokonverentsilahendused jne. Kõik tarnitud AV-seadmed peavad olema akrediteeritud kasutamiseks Microsoft Teamsiga. Püüame saavutada kõigi oma ostude puhul kõige kulutõhusama hinna ja tarnijalt oodatakse igal ajal abi kulude vähendamisel. On hädavajalik, et partneril oleksid suurepärased suhted ja/või professionaalsed partnerlused kõigi suuremate AV-tootjatega, et pidada läbirääkimisi linnavolikogu jaoks kõige tõhusama tarneahela üle.
• Partner vastutab tarnitud tarkvara ja riistvaraga seotud probleemide tugi- ja hooldusteenuse pakkumise eest, sealhulgas vajaduse korral sobiva kohapealse rikke/parandusteenuse eest. Partneril peaks olema tõestatud kogemus terviklike hooldusteenuste osutamisel, mis hõlmavad kuni 24/7, 365 päeva tuge, kohandatud teeninduslaua tarkvara/andmebaasi ja märkimisväärset sisemist varuosade hoidmist. Antakse asjakohased SLA-d parandamiseks ning nende järgimist jälgitakse ja sellest teatatakse regulaarselt. Teenuse osutamine peab olema asjakohane. Pakutakse spetsiaalset abitelefoni numbrit, mis läheb otse kogenud, täielikult tootjate poolt koolitatud audiovisuaalse toe inseneride meeskonnale. Partner suhtleb vajaduse korral otse tootjatega toe saamiseks linnavolikogu nimel.
• Tarnija peab suutma pakkuda täielikku, terviklikku projektijuhtimisteenust linnavolikogu tellitud AV-seadmete tarnimiseks ja paigaldamiseks, kui see on vajalik. Määratud projektijuhtimise ressurss hangitakse ettevõttesiseselt ja omab PRINCE2 sertifikaati või samaväärset.
• Partner peab pidama tarnijatega läbirääkimisi litsentside ja AV-tarkvara ja -süsteemide iga-aastase toe ja hoolduse uuendamise atraktiivsete hindade üle. Partner annab nõu, kas olulisi allahindlusi saab pikema kui ühe kalendriaasta uuendamise korral, et pakkuda linnavolikogule parimat väärtust. Partnerilt oodatakse piisavat teavitamist litsentside aegumise, uuendamise kuupäevade ja toote elutsükli lõppkuupäevade kohta.
• Võrdlusuuringud ja pakkumiste läbipaistvus. Lepingu osana on nõutav kvartaalne võrdlusuuring, et näidata, et asutus saab partnerilt parimat väärtust.
• Koolituskursused võivad olla vajalikud nii AV-lahenduste ja nendega seotud tarkvara kasutatavuse kui ka haldamise jaoks. Edukas partner suudab kas ise sessioone läbi viia või omab suhteid pakkujatega sellise koolituse hõlbustamiseks. Neid tuleb pakkuda nii kaugõppe kui ka avalike ajakavade alusel kohalikes koolituskohtades.
• Stoke-on-Trenti linnavolikogu ei anna määratud teenusepakkujale tellimuste eksklusiivsust ja jätab endale õiguse osta kaupu alternatiivsetelt tarnijatelt.