Algne hanke kirjeldus
Portsmouthi linnavolikogu (edaspidi „Volikogu“) kavatseb nimetada kaks tarnijat, kes osutavad remondi- ja hooldusteenuseid selle elamufondile kahe eraldi lepingu alusel, kus üks neist tarnijatest võtab vastutuse ka ärihoonete eest. Lepingud kehtivad esialgu viis aastat, võimalusega pikendada neid veel viie aasta võrra kokkulepitud ajavahemike järel.
Võimalus on jagatud kolme ossa:
• Osa 1 – saaresisesed remondi- ja hooldustööd (14–18 miljonit naela aastas)
• Osa 2 – saarevälised remondi- ja hooldustööd (14–18 miljonit naela aastas)
• Osa 3 – ärihoonete remondi- ja hooldustööd (umbes 0,75 miljonit naela aastas)
Kõigile kolmele osale kehtib üks lühinimekirja koostamise protsess. Ainult need tarnijad, kes läbivad 1. etapi, kutsutakse 2. etappi. 2. etapis peavad tarnijad esitama ühe pakkumuse, mis hõlmab mõlemat osa 1 ja 2, märkima oma eelistatud osa ja esitama eraldi pakkumuse osa 3 jaoks.
Kõrgeima koha saanud tarnija saab oma eelistatud osa ja teise koha saanud tarnija saab ülejäänud osa. Kui tarnija keeldub pakkumisest, võib Volikogu selle pakkumuse kõrvale jätta ja pöörduda järgmise järjestatud tarnija poole. Ainult tarnijad, kes esitavad täielikult vastavad pakkumused nii osa 1 kui ka 2 jaoks, on abikõlblikud osa 3 jaoks, ja ainult kaks nimetatud tarnijat osade 1 ja 2 jaoks võetakse arvesse. Tarnijad ei saa otse pakkuda osa 3 jaoks.
Volikogu haldab ligikaudu 17 500 kodu, sealhulgas umbes 15 500 sotsiaalselt renditud ja 2000 tähtajalise rendilepinguga kinnisvara. Enamik elamuid on 1950.–1960. aastate ehitatud plokid. Ajalooliselt on varad jagatud saaresisteks (PO1-PO5) ja saarevälisteks (PO6-PO9), mille hiljutised omandamised lisavad umbes 800 kodu Gosportis, Farehamis ja Winchesteris.
Ärihooneid haldab praegu saaresisene töövõtja ja need hõlmavad umbes 550 hoonet, peamiselt PO1-PO5 piirkonnas.
Aastas teostatakse saaresiseselt umbes 16 000 remonti ja saareväliselt 15 000 remonti, mahtude eeldatakse jäävat stabiilseks. Järgmise 5–10 aasta jooksul võib lisanduda kuni 1000 uut elamut. Uued töösuunad on tõenäolised, kuna varadesse laienevad dekarboniseerimismeetmed ja taastuvenergia.
Volikogu prognoosib järgmise kümnendi jooksul tulevasi väljakutseid, sealhulgas muudatusi ehitusohutuse seaduses ja tuleohutuse seaduses, suuremat nõuete täitmise järelevalvet, suurenenud nõudeid teabe täpsuse osas ja suuremat tähelepanu sellistele küsimustele nagu niiskus ja hallitus sotsiaalelamute regulaatori järelevalve all. Tarnijad peavad tegema koostööd Volikoguga, et need nõudmised täita.
Olemasolevad kaks elamute remondi- ja hoolduslepingut (NEC4 Option E) on kehtinud 10 aastat pluss 12-kuuline pikendus ja lõppevad 31. märtsil 2027, mille koguväärtus on umbes 400 miljonit naela. Osutatavad teenused hõlmavad reageerivaid remonditöid, tühjade eluruumide töid, puuetega inimeste kohandusi, viimistlustöid, nõuetele vastavuse testimist, päikesepaneelide remonti, tuleohutuskontrolle ja erinevate seadmete hooldust.
Ärihooned hõlmavad laia valikut hooneid, sealhulgas koole, kontoreid, ladusid, depoosid, hooldekodusid, varjatud eluasemeid, toetatud elamispindu ja merendusasutusi (viimased hangitakse eraldi). Aastas teostatakse umbes 2000 remonti aastaväärtusega 750 000 naela.
Põhiteenused hõlmavad üldisi remonditöid, suitsu-/soojusandurite kontrolle, EICR-e, avariivalgustust, ventilatsioonikontrolle, MVHR-i remonti, asbesti eemaldamist, tuleuksi, ukse-sissepääsusüsteeme, valvurikutset, PV-hooldust, tühjade eluruumide töid ja väljaspool tööaega osutatavaid teenuseid. Tarnijad peavad osutama 365-päevast väljaspool tööaega osutatavat teenust. Täiendavad teenused võivad hõlmata dekarboniseerimistöid, õhksoojuspumpasid, vee hügieeniremonti, ühiskasutatavat ventilatsiooni, saaresiseseid/saareväliseid remonditöid, ärihoonete töid ja gaasiseadmete hooldust hädaolukordades.
Spetsifikatsioon määratleb funktsionaalsed ja toimivusnõuded ning seda võidakse enne 2. etappi värskendada.
Ärihoonete remonti (osa 3) osutab kas osa 1 või osa 2 tarnija, et tagada järjepidevus, selge vastutus ja rahalise otstarbekuse.
Kui toimub kohaliku omavalitsuse ümberkorraldamine, võib Volikogu pärida oluliselt suurema ärihoonete portfelli, mis võib aastas lisada mitu miljonit naela remondi- ja hooldusnõudlusele. Sellistes olukordades võib Volikogu muuta osa 3 lepingut, luua uue osa, mis on avatud ainult osa 1 ja 2 tarnijatele, või korraldada eraldi hanke.
Volikogu eeldab, et nõuded jäävad laias laastus samaks, kuid võib muuta ulatust, piire või seadusest tulenevaid kohustusi, et kajastada kohaliku omavalitsuse ümberkorraldamisest tulenevaid muudatusi.
Tarnijatelt eeldatakse koostööd Volikogu ja teiste pikaajaliste töövõtjatega. Varasemates lepingutes on kasutatud avatud partnerlusmudelit ja Vanguard Systems Thinkingut, mida Volikogu ootab jätkuvat.
Lisateavet on saadaval aadressil: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
Volikogu on pühendunud sotsiaalse väärtuse loomise parandamisele. Teavet leiab aadressilt: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Et toetada organisatsioone, kes ei suuda täita kogu lepingu ulatust, kuid soovivad pakkuda teenuseid peamistele tarnijatele, peab Volikogu vabatahtlikku nimekirja huvitatud alltöövõtjatest ja tarneahela partneritest.
Tarnijad, kes soovivad pakkuda oma teenuseid alltöövõtjatena, peaksid võtma ühendust Volikoguga In Tend'i kirjavahetuse funktsiooni kaudu ja esitama oma ettevõtte nime ja viitenumbri, kontaktandmed, lühikirjelduse teenustest, asjakohase kogemuse ja veebisaidi aadressi.
Volikogu kogub selle teabe ja jagab seda kõigi peamiste tarnijatega vastutuseta ja garantiita. Nimekirjas olemine ei tähenda heakskiitu, eelkvalifitseerimist ega soovitamist. Peamised tarnijad vastutavad ainuisikuliselt nende valitud alltöövõtjate sobivuse, võimekuse ja vastavuse hindamise eest.
Kohaliku omavalitsuse ülevaade
Laiema kohaliku omavalitsuse ülevaate (LGR) raames on Volikogu pidanud tegema koostööd naaberomavalitsustega, et uurida tulevast struktuurireformi, ühisteenuste võimalusi ja juhtimiskorralduse ühtlustamist. Ühendkuningriigi valitsus on nüüd teinud otsuse kohaliku omavalitsuse ümberkorraldamise kohta Hampshire'i ja Wighti saare piirkonnas.
Kinnitatud ettepanekute kohaselt saab Portsmouthi linnavolikogu osaks uut, suuremat unitarset omavalitsust, mis hõlmab Gosporti, Farehami ja Havanti piirkondi ning hõlmab Newlandsit, Horndeani, Clanfieldi ja Rowlands Castle'i. Uus unitarne omavalitsus formeerub ametlikult 1. aprillil 2028, mil Portsmouthi linnavolikogu sellisena, nagu ta praegu eksisteerib, likvideeritakse juriidiliselt 31. märtsil 2028.
Kuigi uue omavalitsuse teenuste osutamise mudel ei ole veel lõplikult välja töötatud, ühendab ümberkorraldamine kõik olemasolevad kohaliku omavalitsuse teenuste vastutusalad uue piirangu raames. See tähendab, et praegune remondi- ja hooldusteenuste (R&M) nõudlus, ulatus ja tööalased nõuded võivad ülemineku käigus oluliselt muutuda, sõltuvalt uue omavalitsuse lõplikust varade baasist, varade profiilist ja juhtimiskorraldusest.
Ainult Portsmouthi praeguse tegevuspiirkonna jaoks hinnanguline 10-aastane kogulepinguväärtus jääb vahemikku 336–450 miljonit naela, võttes arvesse inflatsioonisurvet, eeldatavat varade kasvu, dekarboniseerimise töösuundi ja suurenenud nõuetele vastavuse nõudeid.
Pärast LGR-i eeldatakse, et koguvõimaluse väärtus oluliselt suureneb, tänu ühendatud elamufondile, laiema korporatiivse kinnisvara portfellile, täiendavatele operatiivhoonetele, laiemale geograafilisele piirkonnale ja suurenenud remondinõudlusele, mis on integreeritud ühinevatest omavalitsustest. Volikogu jätkab vastutustundlikku planeerimist üleminekuks ja jätab endale õiguse muuta lepingut vastavalt 2023. aasta riigihankeseaduse (Procurement Act 2023) 8. lisale, kui kinnitatud LGR-i korraldused nõuavad muudatusi ulatuses, väärtuses või tarnestruktuuris.
Planeerimise eesmärgil ja puuduvate kinnitatud varade ja omandi andmete korral potentsiaalsetelt partneromavalitsustelt, esialgne hinnang on, et üldine hooldusvajadus võib suureneda 50%–70% võrreldes ainult Portsmouthiga. Sel alusel, inflatsiooniga kohandatud 10-aastase koguvõimaluse väärtus on hinnanguliselt 504–765 miljonit naela.
Hampshire'i maakonna nõukogu (HCC) praegu hangib ühe tarnija 250 miljoni naela suuruse, 10-aastase hoolduslepingu (2026–2036), mis hõlmab hoonekonstruktsiooni ja M&E teenuseid umbes 825 objektil, sealhulgas koolides. Sõltuvalt tulemusest võib nimetatud HCC töövõtja jätkata osa või kõigi nende varade haldamist pärast LGR-i, mis tähendab, et selle hanke ärihoonete elemendi ulatuses ei pruugi algselt muutusi olla.
Kui aga uus unitarne omavalitsus võtab endale otsese vastutuse HCC ärihoonete eest ümberkorraldatud piirides, eeldatakse, et uus omavalitsus pärib märkimisväärse osa sellest teenusportfellist. Tuginedes soovituslikule modelleerimisele, võib päritud ärihoonete remondi- ja hooldusvajadus olla umbes 20% HCC lepinguväärtusest, kuigi Volikogu jätab endale õiguse seda hinnangut ületada, kui tulevased valitsuse suunised või seaduslikud üleminekud seda nõuavad.
Ümberkorraldamise korral sisaldavad lepingud klausleid, mis võimaldavad lepingu üleandmist järglaste omavalitsustele. Mis tahes üleandmise klausel tõenäoliselt sätestab, et lepingut võib üle anda mis tahes uuele omavalitsusele, mis järgneb algsele lepingujõulisele omavalitsusele.
Lisateavet LGR kohta vt järgmisest lingist -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisateavet LGR kohta vt järgmisest lingist -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisateavet teadaolevate riskide kohta vt hilisemast teatisest allpool, mis käsitleb muud teavet.