Original udbudsbeskrivelse
1. Baggrund og kontekst YWS leverer et markant udvidet kapitalinvesteringsprogram inden for byggeri, anlæg og vandinfrastruktur. Omfanget, kompleksiteten og faseringen af dette program har skabt en løbende og svingende efterspørgsel efter specialistkompetencer inden for projektlevering, kommerciel styring og projektkontrol. Aktuelle arbejdsmarkedsforhold har resulteret i: • Mangel på passende erfarne faste ressourcer • Øget afhængighed af midlertidige og specialiserede ekspertise • Behovet for hurtig mobilisering og fleksibel indsættelse af dygtige fagfolk For at imødegå disse udfordringer søger YWS at etablere en systematisk, skalerbar ramme for levering af professionelle kontraktressourcer til støtte for kapitalprogrammets levering. 2. Formål og mål Formålet med dette indkøb er at udpege et panel af passende kvalificerede leverandører, der er i stand til at levere fleksible professionelle ressourcer af høj kvalitet på en løbende og efter behov-basis. Rammeaftalens mål er at: • Sikre leveringskontinuitet på tværs af kapitalprogrammet • Adressere kortsigtede og langsigtede ressourcemangler • Muliggøre hurtig reaktion på ændrede projektkrav • Opretholde omkostningskontrol, konsistens og kvalitet • Levere en fremtidssikret mekanisme, der kan tilpasse sig udviklende programkrav 3. Omfang af tjenester 3.1 Oversigt Leverandører skal levere passende kvalificerede og erfarne fagfolk til at udføre roller inden for projektledelse, kommerciel ledelse, mængdeopgørelse og projektkontrol / PMO-funktioner. Ressourcer kan være nødvendige til at understøtte: • Individuelle kapitalprojekter • Porteføljer med flere projekter • Program- og rammelevering • Almindelig leveringsstøtte til kapitalprojekter Opgaver kan variere fra kortvarig taktisk støtte til længerevarende programopgaver. 4. Rollekategorier Rammeaftalen skal omfatte, men ikke være begrænset til, følgende rollekategorier: 4.1 Projektledelse • Projektleder • Senior projektleder Typiske ansvarsområder inkluderer: • End-to-end projektlevering gennem hele projektets livscyklus • Styring af omkostninger, tidsplan, kvalitet og risiko • Styring af interessenter og forsyningskæde • Styring, rapportering og sikring • Overholdelse af interne og regulatoriske krav 4.2 Kommerciel ledelse & Mængdeopgørelse • Mængdeopgører • Senior mængdeopgører • Kommerciel leder • Senior kommerciel leder Typiske ansvarsområder inkluderer: • Omkostningsplanlægning, prognoser og økonomisk kontrol • Kontraktadministration (f.eks. NEC-formularer) • Ændringskontrol og erstatningsbegivenheder • Kommerciel risikostyring • Forsyningskædens kommercielle ydeevne og forhandling • Afhjælpning af krav og undgåelse af tvister 4.3 PMO, Planlægning & Projektkontrol • PMO-leder • Planlægningsleder / Scheduler / Projektkontrolleder Typiske ansvarsområder inkluderer: • Programplanlægning og tidsplanlægning (f.eks. Primavera P6, MS Project) • Integreret programkontrol • Fremskridtsrapportering og performanceanalyse • Styring af risiko, problemer og afhængigheder • Styrings- og sikringsstøtte på porteføljeniveau 5. Leveringsmodel 5.1 Call-Off mekanisme Rammeaftalen vil fungere på en call-off basis, hvilket giver YWS mulighed for at: • Definere rolle krav, varighed og placering på call-off stadiet • Vælge leverandører via direkte tildeling eller mini-konkurrence • Hurtigt mobilisere ressourcer som reaktion på programbehov 5.2 Fleksibilitet Rammeaftalen skal understøtte: • Variable opgavevarigheder • Skalerbar ressourceindsættelse • Blandede teams fra flere leverandører • Justering af rollemix, efterhånden som kapitalprogrammet udvikler sig 6. Krav til kapacitet og kompetencer Leverandører skal demonstrere evnen til at levere ressourcer med: • Dokumenteret erfaring inden for byggeri, anlæg eller vand/forsyning • Kendskab til regulerede infrastrukturmiljøer • Kendskab til NEC-kontrakter og samarbejdsmodeller • Erfaring med levering af store eller komplekse kapitalprogrammer • Stærk interessent- og styringskapacitet Nøglepersonale bør typisk demonstrere: • Relevante faglige kvalifikationer (f.eks. RICS, APM, PMI) • Passende sikkerhedsgodkendelse, hvor det kræves • Ret til at arbejde i Storbritannien • Stærk sundheds-, sikkerheds- og miljøbevidsthed 7. Ressourcestyring & Kontinuitet Leverandører skal: • Opretholde en aktiv talentpulje, der er tilpasset rammeaftalens roller • Levere successionsplanlægning for langvarige opgaver • Sikre vidensdeling ved ressourceændringer • Minimere forstyrrelser i igangværende projekter under ressourceovergange 8. Performance Management YWS vil overvåge leverandørens ydeevne i forhold til: • Kvalitet af ressourcelevering • Rettidig mobilisering • Leveringsresultater og interessentfeedback • Overholdelse af styrings- og rapporteringskrav • Kommerciel ydeevne og værdi for pengene Dårlig ydeevne kan resultere i reducerede call-offs eller fjernelse fra rammeaftalen. 9. Kommerciel & Prisstruktur • Leverandører skal indsende rollebaserede dagsrater efter rollekategori og anciennitet • Rater skal være gennemsigtige og faste i definerede perioder • YWS forbeholder sig retten til at benchmarke rater i rammeaftalens løbetid • Rater skal tillade: o Overvejelser vedrørende IR35 (indenfor/udenfor) o Lokations- og opgavebaserede variationer 10. Kontinuerlig forbedring & Tilpasningsevne Rammeaftalen skal understøtte: • Periodisk gennemgang af rollekategorier og kompetencekrav • Tilføjelse eller forfinelse af roller, efterhånden som programbehovene udvikler sig • Initiativer til løbende forbedring • Markedsafprøvning for at sikre konkurrenceevne over tid