Original udbudsbeskrivelse
Portsmouth City Council ('rådet') inviterer passende kvalificerede udbydere til at indsende tilbud på levering af målrettede korte pauser og specialiserede ferielegegrupper for børn og unge med særlige undervisningsbehov og handicap (SEND) og yderligere behov i Portsmouth.
Rådet søger at udpege en eller flere udbydere via en aftale med flere udbydere til at levere disse tjenester inden for de nordlige, sydlige og centrale lokalområder i Portsmouth, til en anslået årlig værdi på ca. £517.000 samlet set pr. år, hvilket skal fordeles tilsvarende mellem tre separate partier og tjenester. Hver kontrakt vil blive indgået for en indledende periode på 3 år, med mulighed for at forlænge med op til yderligere 2 år.
Tjenesternes omfang vil omfatte lovpligtige opgaver og funktioner, der opfylder kommunens ansvar for at levere tilgængelige kortvarige pausetilbud, som vil understøtte behovene hos børn og unge med handicap samt deres familier, og sikre, at rådet kan tilbyde en række tjenester inden for dette område, i løbet af dagen, inklusive skoleferier, weekender og efter skoletid, for at opfylde kravene fra de relevante beboere inden for Portsmouths grænser. Dette er en genudbud af en eksisterende tjeneste.
Omfang og specifikationer
Tjenesterne skal leveres til børn og unge med SEND og/eller yderligere eller komplekse sundhedsmæssige behov (støttebehov og tilbud vil variere afhængigt af tjenesten), som bor i Portsmouth by fra 5-årsalderen og op til deres 18-års fødselsdag.
Tjenesterne skal leveres i overensstemmelse med SEND Code of Practice, sikkerhedsstandarder og lokale prioriteter.
De målrettede kortvarige pausetilbud vil blive tilbudt forældre/værger, børn og unge, der bor i Portsmouth by, og som opfylder de gældende kriterier, som angivet i rådets erklæring om kortvarige pauser.
For visse tjenester bør udbydere tilbyde yderligere muligheder for familier, der er i stand til selv at finansiere pladser til deres barn/børn, da dette vil vise sig at være mere omkostningseffektivt.
Portsmouths tilbud om korte pauser falder ind under tre kategorier, som følger:
Niveau 1 - Lavt støtteniveau
For børn og unge, der ikke kan få adgang til universelle tjenester alene
Disse tjenester leveres til børn og unge med handicap, der har yderligere behov, som ikke kan opfyldes af universelle tjenester.
Niveau 2 - Højere støtteniveau
For børn og unge, der har brug for et højere støtteniveau. Dem, der opfylder de gældende kriterier, har adgang til korte pauser.
Disse tjenester kan tilgås via selvhenvisning eller via en ledende professionel.
Niveau 3 - Specialiseret støtte
For børn og unge, der kræver tjenester identificeret gennem en socialrådgivningsvurdering
Disse tjenester leveres ud over niveau 1 og 2, hvor behov identificeres gennem en socialrådgivningsvurdering og opfylder tærsklen for yderligere støtte.
De bestilte tjenester omfatter kun kategorierne 1 og 2.
Afhængigt af tjenesten vil børn og unge kunne få adgang til tilbud via følgende metoder:
Direkte adgang for forældre/værger
Forældre/værger vil kunne booke eller registrere sig direkte hos entreprenøren og få adgang til aktiviteter, enten via entreprenørens hjemmeside, e-mail eller online bookingformular, telefon eller link til den lokale tilbudsfortegnelse.
Professionel henvisning
Professionelle kan henvise eller henvise familien, herunder: tidlige hjælpeteams, skoler/SENCO'er, sundhedsplejersker, familiearbejdere eller socialrådgivere (hvis de allerede er involveret).
Rådets rute
Rådet kan sende henvisningsoplysninger til:
•
Børn kendt af tjenester, der kræver støtte
•
Børn på lister over målrettede korte pauser
•
Familier, der har anmodet om korte pauser via den lokale SEND-tilbudsfortegnelse
Specifikationer
Specifikationerne er designet til at sikre, at alle udbydere har en effektiv og lige forståelse af kontraktens funktionelle og ydelsesmæssige krav.
Fuldstændige detaljer om kravene kan findes i specifikationsdokumenterne. Rådet forbeholder sig retten til at foretage ændringer i specifikationerne, hvis det anses for nødvendigt, i afklaringsfasen.
Partnersamarbejde
Ud over at arbejde tæt sammen med rådet, skal udbyderen også demonstrere effektiv kommunikation og udvise en stærk partnerskabsindsats med andre agenturer og interessenter, herunder partnere inden for uddannelse, sundhed og socialpleje samt forældrefora, såsom Portsmouth Parent Voice (PPV).
Social værdi
Rådet er forpligtet til løbende at gennemgå og forbedre tilgangen til levering af social værdi, og udbydere kan finde yderligere oplysninger via følgende link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Kontraktmodel
Rådet har til hensigt at tildele en fast prisplan pr. kontrakt, der opfylder de dedikerede budgetter.
Udbydere kan byde på alle partier eller visse partier uden begrænsninger. Hvis en udbyder vinder flere partier som følge af sit/sine bud, forbeholder rådet sig retten til at kombinere dem til en enkelt kontrakt.
Rådet søger at optage maksimalt én udbyder pr. parti til at levere hver ydelse, selvom en udbyder kan byde på og levere mere end ét parti.
Kontraktomkostninger og varighed
Ved opdeling af tjenesterne i partier vil hver kontrakt have en indledende periode på 3 år, med mulighed for at forlænge med yderligere 2 år i aftalte intervaller, op til en maksimal periode på 5 år i alt, afhængigt af entreprenørens præstation og rådets finansiering.
Desuden kan kontraktværdien stige eller falde afhængigt af ændringer i budgetallokering, lovgivningsmæssige ændringer, yderligere finansieringskilder, variationer i tjenester eller tilføjelse af yderligere tilknyttede tjenester for at imødekomme ændringer i efterspørgsel eller tjenestelevering.
Basis kontraktomkostningsbeløbet ovenfor skal fordeles mellem partierne baseret på den finansielle stabilitet for hver enkelt, og derfor vil et fast beløb blive allokeret til hver ydelse pr. år. Hvis kun én udbyder byder på muligheden eller anses for at være den vindende budgiver for alle partier, efter udbuddet, og sikrer alle de bestilte tjenester, kan det samlede kombinerede beløb finansieres under én kontrakt, ligesom hvis to af de tre partier sikres af én udbyder, kan finansieringen af disse to partier kombineres til én, med resten gående til udbyderen for det resterende parti.
Skulle en udbyder vinde mere end ét parti, vil det være op til deres skøn, hvordan finansieringen allokeres for hver ydelse, forudsat at tjenesten leveres konsekvent effektivt, og brugernes behov opfyldes, og dette drøftes på forhånd med de relevante rådsmedlemmer. Rådet vil regelmæssigt blive underrettet af udbyderen, når der fastlægges, hvordan midlerne skal/bliver allokeret.
Finansieringsallokering for hvert parti pr. år vil blive bestemt som følger, under hensyntagen til en potentiel årlig inflation på 3% anvendt over 5 år:
a) Lot 1 (£100.000 basis)
• År 1: £100.000,00
• År 2: £103.000,00
• År 3: £106.090,00
• År 4: £109.272,70
• År 5: £112.550,88
o Total (5 år): £530.913,58
b) Lot 2 (£170.000 basis)
• År 1: £170.000,00
• År 2: £175.100,00
• År 3: £180.353,00
• År 4: £185.763,59
• År 5: £191.336,50
o Total (5 år): £902.553,09
c) Lot 3 (£247.000 basis)
• År 1: £247.000,00
• År 2: £254.410,00
• År 3: £262.042,30
• År 4: £269.903,57
• År 5: £278.000,68
o Total (5 år): £1.311.356,55
Budgetloft og overkommelighedskrav
Rådet har defineret maksimale årlige budgetallokeringer for hvert parti. Tilbudsgivere må ikke overskride basisbudgetallokeringen for år 1 for det/de parti(er), de byder på. Enhver tilbudsgiver, hvis samlede omkostningsindsendelse for år 1 overstiger det angivne basisbudget for det pågældende parti, vil automatisk blive udelukket fra evalueringen for det parti.
De maksimale budgetallokeringer for år 1 er som følger:
• Lot 1: £100.000 (År 1 loft)
• Lot 2: £170.000 (År 1 loft)
• Lot 3: £247.000 (År 1 loft)
Disse værdier repræsenterer det absolutte loft for priserne i år 1. Indsendelser over disse tærskler kan ikke tages i betragtning.
Adgang til udbudsdokumenter og udbudsprogram
Rådet vil administrere udbuddet ved hjælp af sit e-sourcing-system In-Tend, som vil blive brugt til:
•
Adgang til og udstedelse af udbudsinformation og dokumentation
•
Afklaringanmodninger og svar før udbudsafgivelse
•
Indsendelse af tilbud
•
Åbning af tilbud og adgang til svar
•
Afklaringsanmodninger og svar efter udbudsafgivelse
•
Meddelelse om tildelingsbeslutning og feedback
•
Offentliggørelse af sammendrag af oplysninger fra kontraktregisteret i overensstemmelse med kravene i Local Government Transparency Code (2015).
In-Tend-systemet kan tilgås gratis via følgende weblink:
https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home
Dette udbudstidsplan er vejledende, og selvom rådet ikke har til hensigt at afvige fra det, forbeholder det sig retten til at gøre det til enhver tid.
Udbudsdokumenter tilgængelige på Intend - Tirsdag den 31. marts 2026
Frist for anmodninger om afklaring - Fredag den 17. april 2026 kl. 23:59
Frist for indlevering af tilbud - Fredag den 1. maj 2026 kl. 17:00
Evaluering af tilbud afsluttet - Mandag den 11. maj 2026
Intern godkendelse og moderation - Tirsdag den 13. maj 2026 til Torsdag den 14. maj 2026
Tildelingsbeslutning meddelt udbydere - Fredag den 15. maj 2026
Stillstandsperiode - Mandag den 18. maj 2026 - Torsdag den 28. maj 2026
Tildeling af kontrakt - Fredag den 29. maj 2026
Mobiliseringsperiode - Mandag den 1. juni 2026 - 31. august 2026
Kontraktens ikrafttræden - Tirsdag den 1. september 2026