Umowa o świadczenie usług w zakresie napraw i konserwacji

WPROWADZENIE Rushmoor Borough Council („Rada”) zaprasza odpowiednio doświadczonych dostawców do składania ofert na realizację umowy o świadczenie usług w zakresie napraw i konserwacji, związanych z jej portfelem nieruchomości. PORTFEL NIERUCHOMOŚCI Umowa obejmie cały obszar geograficzny jurysdykcji Rady, który obejmuje Aldershot, Farnborough i niektóre okoliczne obszary. Aktywa komercyjne, które będą obsługiwane w ramach umowy, obejmują teatr, biura Rady, pawilony, toalety publiczne, obiekty sportowe oraz kilka innych typów budynków. Rada jest obecnie właścicielem 140 nieruchomości, od lokali handlowych, pawilonów sportowych, toalet publicznych, centrów społeczności, jednostek przemysłowych, centrów rekreacyjnych, cmentarzy, krematoriów i biur. Jednak wiele nieruchomości posiada umowy najmu z pełną odpowiedzialnością za naprawy. Istnieje tylko 32 nieruchomości, które Rada regularnie utrzymuje (patrz załącznik B Rushmoor Property List 2026) i które początkowo wchodzą w zakres tej umowy i za które odpowiedzialne są Działy Nieruchomości Rady. Jednak nieruchomości objęte zakresem umowy będą się zmieniać w czasie, gdy nieruchomości stają się wolne, jeśli najemcy zwrócą się do Rady o pomoc w pracach, nowe nieruchomości zostaną opracowane/zakupione lub zbyte. ZAKRES Umowa będzie obejmować przede wszystkim świadczenie usług w zakresie napraw interwencyjnych, zapewniając terminowe i skuteczne rozwiązywanie problemów konserwacyjnych w miarę ich pojawiania się, zazwyczaj do maksymalnej wartości naprawy wynoszącej 10 000 GBP. Wydatki na usługi napraw interwencyjnych różnią się w zależności od roku, ale średnio wynoszą około 200 000 GBP (bez VAT – wszystkie dalsze kwoty również bez VAT) rocznie. Szacowana, niezobowiązująca roczna wartość umowy, obejmująca prace podstawowe, dodatkowe i opcjonalne, szacowana jest na około 400 000 GBP netto. Chociaż Rada może dodawać lub usuwać obiekty z umowy, a także znacząco je zmieniać, nie może podać szczegółów, co te zmiany mogą oznaczać i co może je wywołać w okresie obowiązywania umowy. Rada w związku z tym nie jest w stanie podać dodatkowych informacji na temat tego, jak takie zmiany mogą pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na wartość umowy w okresie podstawowym i przedłużonym. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania następujących prac we własnym zakresie, a nie podwykonawstwa (chyba że zostanie to wyraźnie uzgodnione z urzędnikiem wydającym z Rady) • ogólne prace budowlane • ogólne umiejętności (czyszczenie rynien i dachów) • stolarstwo • murarstwo • hydraulika (w tym ogólne prace hydrauliczne ciepłej i zimnej wody; udrożnianie) • dekoracje • drobne prace zewnętrzne (w tym wypełnianie dziur; układanie płyt chodnikowych itp.) Ogólne prace budowlane/wymagania wielobranżowe – zadania podstawowe: Obejmują pokrycia dachowe, rynny, malowanie i dekorowanie. Murarstwo, naprawa, wymiana i oszklenie okien, stolarstwo, hydraulika, tynkowanie, awaryjne oszalowanie i ślusarstwo. Drobne prace elektryczne, takie jak instalacja nowego obwodu bezpiecznikowego lub wymiana istniejących elementów. Utrzymanie terenów – obejmuje odchwaszczanie, przycinanie, ogrodzenia, czyszczenie rynien, układanie nawierzchni i przycinanie drzew. Ogólne prace budowlane/wymagania wielobranżowe – zadania dodatkowe: Obejmują prace ziemne, naprawy chodników/ścieżek i dróg, nowe instalacje i naprawy istniejących instalacji elektrycznych oraz częściowe lub pełne przewody instalacji w pomieszczeniach. Odwadnianie, czyszczenie strumieniem i inspekcja, naprawy studzienek. Instalacja i naprawy elementów związanych z gazem, w tym wymiana i konserwacja kotłów. Instalacja i konserwacja systemów HVAC. Pilne naprawy tego samego dnia: Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia możliwości pilnych napraw tego samego dnia, a także możliwości wykonywania niepilnych prac w wyznaczonym terminie, zgodnie z dokumentem KPI i wymogami SLA zawartymi w niniejszym i powiązanych dokumentach. Prace projektowe: Oprócz tego podstawowego świadczenia, umowa będzie obejmować opcję zlecenia prac projektowych związanych z wydatkami inwestycyjnymi (CapEx) o wartości od 10 000 do 100 000 GBP, przy czym większość projektów będzie wynosić od 10 000 do 30 000 GBP. Projekty kapitałowe o wartości powyżej 10 000 GBP nie są gwarantowane w ramach umowy, ale generalnie będą przez nią zamawiane, gdy jest to właściwe. Tam, gdzie Rada zdecyduje się zaprosić do składania konkurencyjnych ofert na realizację prac projektowych o wartości od 10 000 do 100 000 GBP, wykonawca umowy ramowej, w zależności od jego zdolności i wyników, będzie generalnie zapraszany do składania ofert. Generalnie Rada będzie preferować konkurencyjne przetargi zamiast umowy ramowej dla umów o wyższej wartości powyżej 30 000 GBP, chociaż zostanie wzięty pod uwagę szereg czynników, w tym pilność, przyszłe efektywności konserwacji itp. Poziom zapotrzebowania na projekty kapitałowe może się znacznie różnić i nie można złożyć żadnych zobowiązań dotyczących ilości lub częstotliwości takich prac. Wydatki na projekty kapitałowe, które mogą być objęte zakresem przyszłej umowy, wahają się od 350 000 do 700 000 GBP rocznie. Należy jednak pamiętać, że znaczna część przyszłych wydatków będzie podlegać konkurencyjnym procesom przetargowym, a wartość projektów kapitałowych realizowanych w ramach umowy ramowej prawdopodobnie nie przekroczy 50% całkowitego budżetu projektów kapitałowych w danym roku. CENY Ceny będą stałe przez pierwsze dwanaście miesięcy umowy, z procentowym wzrostem zgodnym z odpowiednimi wskaźnikami wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych (CPI) stosowanym po roku od daty rozpoczęcia umowy i każdego roku po tym przez cały okres trwania umowy. Szczegóły struktury cenowej, która zostanie zastosowana do umowy, znajdują się w dokumentach przetargowych. Podwyżki CPI mogą być stosowane wyłącznie do stawek robocizny i opłaty za wezwanie. Procentowe podwyżki materiałów, sprzętu, zarządzania podwykonawcami i narzutu/zysku (OH/P%) nie podlegają żadnym podwyżkom przez cały okres trwania umowy. Umowa będzie prowadzona na zasadzie dynamicznej komercyjnej, gdzie wolumeny pracy będą dyktowane przez bieżący portfel nieruchomości, który może się zmieniać w czasie, oraz pojawiające się wymagania dotyczące napraw interwencyjnych i planowanych, które ponownie nie mogą być zobowiązane i będą się zmieniać w czasie. Informacje o historycznym popycie znajdują się w dokumentach przetargowych. Przy naliczaniu opłat za prace wykonane w ramach umowy należy honorować wszystkie zaoferowane stawki robocizny, marże, opłaty za wezwanie itp., pamiętając, że wolumen i skład pracy będą dyktowane przez dynamiczne wymagania. Opcjonalne prace projektowe i planowane prace konserwacyjne będą zazwyczaj podlegać wycenie o stałej cenie z zastosowaniem zaoferowanego narzutu/zysku (OH/P%) na zasadzie otwartej księgowości, przy czym wszystkie koszty poniżej będą podlegać kosztom prac niestandardowych. Jednakże, tam gdzie to możliwe, stawki robocizny i marże powinny być również stosowane do wyceny opcjonalnych prac o stałej cenie na zasadzie dopasowania lub pobicia ceny. ROZSTRZYGNIĘCIE, OKRES TRWANIA, OPCJE PRZEDŁUŻENIA I FORMA UMOWY Data rozstrzygnięcia umowy jest planowana na 17 sierpnia 2026 r., a rozpoczęcie świadczenia usług nastąpi 1 października 2026 r. Umowa zostanie zawarta na 2-letni okres podstawowy z opcjami przedłużenia do maksymalnie 5 lat. Umowa zostanie zawarta zgodnie z JCT Measured Term Contract 2024. WIZYTACJE NA MIEJSCU I BRIEFING DLA OFERENTÓW Wizytacje na miejscu odbędą się 10 i 16 czerwca, aby umożliwić potencjalnym oferentom zapoznanie się z wybranymi obiektami objętymi zakresem umowy. Udział w wizytacji na miejscu nie jest obowiązkowym warunkiem składania oferty. Dostawcy muszą zarejestrować się do udziału w wizytacji na miejscu za pośrednictwem ProContract, korzystając z funkcji wiadomości, do 9 czerwca, podając imiona, stanowiska i dane kontaktowe (e-mail i telefon komórkowy) swoich delegatów. Dostawcy mogą wysłać do 2 delegatów. W dniu wizytacji dostawcy powinni upewnić się, że ich delegaci zgłoszą się w biurach Rady o godzinie 10:00. Wizyta powinna zakończyć się około godziny 15:00. Briefing dla oferentów odbędzie się online w poniedziałek 15 czerwca o godzinie 16:00 za pośrednictwem Microsoft Teams. Udział w briefingu jest zalecany, ale nieobowiązkowy. Rada przewiduje, że spotkanie nie potrwa dłużej niż 60 minut i będzie miało następującą proponowaną agendę: • 16:00–16:45 – Prezentacja przetargowa • 16:45–17:00 – Pytania i odpowiedzi Oferenci chcący wziąć udział w briefingu powinni skorzystać z poniższego linku: • Dołącz: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Identyfikator spotkania: 344 775 063 123 429 • Hasło: hC62MK9J Wszelkie odpowiedzi na wyjaśnienia udzielone podczas wizytacji na miejscu i/lub briefingu dla oferentów zostaną następnie udostępnione za pośrednictwem ProContract / SEBP. PROCES ZAMÓWIENIA, HARMONOGRAM I ADMINISTRACJA Rada stosuje procedurę otwartą w celu udzielenia zamówienia na tę umowę, która obejmuje warunki udziału i późniejszą ocenę ofert przetargowych. Harmonogram niniejszego zamówienia przedstawiono poniżej i chociaż Rada nie zamierza od niego odstępować, zastrzega sobie prawo do tego w dowolnym momencie. Jeśli powyższy harmonogram ulegnie zmianie, wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani o tej zmianie za pośrednictwem ProContract/SEBP. • Ogłoszenie o przetargu wydane: 3 czerwca 2026 r. • Pakiet przetargowy wydany w ProContract: 2 czerwca 2026 r. • Wizytacje na miejscu: 10 i 16 czerwca 2026 r. • Briefing dla oferentów online: 15 czerwca 2026 r. o 16:00 • Termin składania wniosków o wyjaśnienie: 26 czerwca 2026 r. o 23:59 • Termin zwrotu ofert: 13 lipca 2026 r. o 17:00 • Decyzja o wyborze i podsumowania oceny wydane: 30 lipca 2026 r. • Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wydane: 30 lipca 2026 r. • Okres standstill rozpoczyna się: 31 lipca 2026 r. • Okres standstill kończy się: 14 sierpnia 2026 r. o 23:59 • Udzielenie zamówienia: 17 sierpnia 2026 r. • Mobilizacja: 17 sierpnia - 30 września 2026 r. • Rozpoczęcie umowy: 1 października 2026 r. Rada będzie administrować zamówieniem za pomocą swojego systemu e-sourcing ProContract. Do systemu ProContract można uzyskać dostęp bezpłatnie za pośrednictwem następującego linku: https://procontract.due-north.com/Login