Rada Miejska Portsmouth - Umowy o świadczenie usług w zakresie napraw i konserwacji nieruchomości mieszkalnych i komercyjnych dla aktywów zarządzanych przez Radę - 2026

Rada Miejska Portsmouth (Rada) zamierza powołać dwóch dostawców do świadczenia usług w zakresie napraw i konserwacji zasobów mieszkaniowych za pośrednictwem dwóch odrębnych umów, z których jeden z dostawców przejmie również odpowiedzialność za Aktywa Korporacyjne. Umowy będą obowiązywać przez początkowy pięcioletni okres, z opcją przedłużenia o kolejne pięć lat w uzgodnionych odstępach czasu. Możliwość jest podzielona na trzy części: • Część 1 - Naprawy i konserwacja na wyspie (14–18 mln GBP rocznie) • Część 2 - Naprawy i konserwacja poza wyspą (14–18 mln GBP rocznie) • Część 3 - Naprawy i konserwacja Aktywów Korporacyjnych (około 0,75 mln GBP rocznie) Do wszystkich trzech części stosuje się jedno ćwiczenie wstępnej kwalifikacji. Tylko dostawcy, którzy przejdą Etap 1, zostaną zaproszeni do Etapu 2. W ramach Etapu 2 dostawcy muszą złożyć jedną ofertę obejmującą obie części 1 i 2, wskazać preferowaną część i złożyć oddzielne zgłoszenie dla Części 3. Najwyżej oceniony dostawca otrzyma preferowaną część, a drugi najwyżej oceniony dostawca otrzyma pozostałą część. Jeśli jakikolwiek dostawca odmówi przyznania, Rada może odrzucić to zgłoszenie i zwrócić się do następnego najwyżej ocenionego dostawcy. Tylko dostawcy składający w pełni zgodne oferty dla obu części 1 i 2 będą uprawnieni do Części 3, a rozpatrzeni zostaną tylko dwaj wyznaczeni dostawcy dla Części 1 i 2. Dostawcy nie mogą składać ofert bezpośrednio na Część 3. Rada zarządza około 17 500 domami, w tym około 15 500 nieruchomościami wynajmowanymi społecznie i 2000 nieruchomościami w systemie wieczystego użytkowania. Większość mieszkań to bloki zbudowane w latach 50.–60. XX wieku. Historycznie zasoby były podzielone na te na wyspie (PO1–PO5) i poza wyspą (PO6–PO9), a niedawne przejęcia dodały około 800 domów w Gosport, Fareham i Winchester. Aktywa Korporacyjne są obecnie zarządzane przez wykonawcę z wyspy i obejmują około 550 budynków, głównie w PO1–PO5. Rocznie wykonuje się około 16 000 napraw na wyspie i 15 000 poza wyspą, a wolumeny powinny pozostać stabilne. W ciągu najbliższych 5–10 lat może zostać dodanych do 1000 nowych mieszkań. Nowe strumienie pracy są prawdopodobne w miarę wdrażania środków dekarbonizacji i odnawialnych źródeł energii w całym zasobie. Rada przewiduje przyszłe wyzwania w ciągu najbliższej dekady, w tym zmiany wynikające z Ustawy o Bezpieczeństwie Budynków i Ustawy o Bezpieczeństwie Pożarowym, zwiększony nadzór zgodności, zwiększone wymagania dotyczące dokładności informacji i większy nacisk na kwestie takie jak wilgoć i pleśń pod nadzorem Regulatora Mieszkalnictwa Socjalnego. Dostawcy muszą współpracować z Radą, aby sprostać tym wymaganiom. Istniejące dwie umowy o świadczenie usług remontowo-konserwacyjnych (NEC4 Opcja E) obowiązywały przez 10 lat plus 12-miesięczne przedłużenie i wygasną 31 marca 2027 r., a ich łączna wartość wynosi około 400 milionów GBP. Świadczone usługi obejmują naprawy interwencyjne, prace w pustostanach, adaptacje dla osób niepełnosprawnych, prace wykończeniowe, testy zgodności, naprawy paneli słonecznych, kontrole bezpieczeństwa pożarowego i serwisowanie różnych urządzeń. Aktywa Korporacyjne obejmują szeroki zakres budynków, w tym szkoły, biura, magazyny, depoty, domy opieki, mieszkania chronione, miejsca wspieranego zamieszkania i obiekty morskie (te ostatnie będą zamawiane osobno). Rocznie wykonuje się około 2000 napraw o rocznej wartości 750 000 GBP. Podstawowe usługi obejmują ogólne naprawy, kontrole czujników dymu/ciepła, EICR, oświetlenie awaryjne, kontrole wentylacji, naprawy MVHR, usuwanie azbestu, drzwi przeciwpożarowe, systemy domofonowe, wezwanie opiekuna, konserwację PV, prace w pustostanach i usługi poza godzinami pracy. Dostawcy muszą zapewniać całodobową obsługę poza godzinami pracy. Usługi dodatkowe mogą obejmować prace dekarbonizacyjne, pompy ciepła powietrze-woda, naprawy instalacji wodnych, wentylację wspólną, naprawy na wyspie i poza nią, prace związane z Aktywami Korporacyjnymi oraz awaryjne serwisowanie gazu. Specyfikacja określa wymagania funkcjonalne i dotyczące wydajności i może zostać zaktualizowana przed Etap 2. Naprawy Aktywów Korporacyjnych (Część 3) będą realizowane przez dostawcę Części 1 lub Części 2 w celu zapewnienia spójności, jasnej odpowiedzialności i efektywności kosztowej. Takie podejście wspiera efektywność operacyjną i zapewnia elastyczność w przygotowaniu na potencjalną Reorganizację Administracji Lokalnej (LGR). W przypadku LGR Rada może odziedziczyć znacznie większy portfel Aktywów Korporacyjnych, potencjalnie zwiększając zapotrzebowanie na naprawy i konserwację o kilka milionów funtów rocznie. W takich okolicznościach Rada może zmienić umowę na Część 3, utworzyć nową część otwartą tylko dla dostawców Części 1 i 2 lub przeprowadzić odrębne postępowanie przetargowe. Rada oczekuje, że wymagania pozostaną w przybliżeniu spójne, ale może dostosować zakres, granice lub zobowiązania ustawowe, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany wynikające z LGR. Oczekuje się, że dostawcy będą współpracować z Radą i innymi wykonawcami. W poprzednich umowach stosowano model partnerstwa opartego na otwartej księgowości i Vanguard Systems Thinking, czego Rada oczekuje kontynuacji. Dodatkowe informacje są dostępne pod adresem: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/ Rada jest zaangażowana w poprawę dostarczania wartości społecznej. Informacje można znaleźć pod adresem: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Aby wesprzeć organizacje, które nie mogą zrealizować pełnego zakresu umowy, ale chcą oferować usługi głównym oferentom, Rada będzie prowadzić dobrowolną listę zainteresowanych podwykonawców i partnerów łańcucha dostaw. Dostawcy chcący zaoferować swoje usługi jako podwykonawcy powinni skontaktować się z Radą za pośrednictwem funkcji korespondencji In Tend i podać nazwę firmy oraz numer referencyjny, dane kontaktowe, krótki opis usług, odpowiednie doświadczenie i adres strony internetowej. Rada zbierze te informacje i udostępni je wszystkim głównym oferentom bez ponoszenia odpowiedzialności i gwarancji. Umieszczenie na liście nie stanowi poparcia, wstępnej kwalifikacji ani rekomendacji. Główni oferenci są wyłącznie odpowiedzialni za ocenę przydatności, zdolności i zgodności wszelkich podwykonawców, których zdecydują się zaangażować. Przegląd Administracji Lokalnej W ramach szerszego Przeglądu Administracji Lokalnej (LGR) Rada została zobowiązana do nawiązania współpracy z sąsiednimi władzami w celu zbadania przyszłych reform strukturalnych, możliwości wspólnego świadczenia usług i uzgodnienia ustaleń dotyczących zarządzania. Rząd Wielkiej Brytanii potwierdził już swoją decyzję dotyczącą Reorganizacji Administracji Lokalnej w hrabstwach Hampshire i na Wyspie Wight. Zgodnie z potwierdzonymi propozycjami, Rada Miejska Portsmouth stanie się częścią nowego, większego organu unitarystycznego obejmującego obszary Gosport, Fareham i Havant, a także Newlands, Horndean, Clanfield i Rowlands Castle. Nowy organ unitarystyczny formalnie powstanie 1 kwietnia 2028 r., w którym to momencie Rada Miejska Portsmouth, w obecnym kształcie, zostanie prawnie rozwiązana 31 marca 2028 r. Chociaż model świadczenia usług nowego organu nie został jeszcze sfinalizowany, reorganizacja połączy wszystkie istniejące obowiązki usługowe władz lokalnych w ramach nowego obszaru. Oznacza to, że obecne zapotrzebowanie, zakres i wymagania operacyjne dotyczące usług w zakresie napraw i konserwacji (R&M) mogą ulec znacznym zmianom w ramach transformacji, w zależności od ostatecznej bazy aktywów, profilu zasobów i ustaleń dotyczących zarządzania określonych dla nowego organu. Dla samego obecnego obszaru Portsmouth, szacowana 10-letnia całkowita wartość kontraktu pozostaje w przedziale od 336 do 450 milionów GBP, uwzględniając presję inflacyjną, przewidywany wzrost zasobów, strumienie prac dekarbonizacyjnych i zwiększone wymagania dotyczące zgodności. Po LGR oczekuje się, że całkowita wartość możliwości znacząco wzrośnie, dzięki połączonym zasobom mieszkaniowym, szerszemu majątkowi korporacyjnemu, dodatkowym budynkom operacyjnym, szerszemu zasięgowi geograficznemu i zwiększonemu zapotrzebowaniu na naprawy zintegrowanemu z łączonych władz. Rada będzie nadal odpowiedzialnie planować transformację i zastrzega sobie prawo do modyfikacji umowy zgodnie z Harmonogramem 8 Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r., jeśli potwierdzone ustalenia LGR będą wymagały zmian w zakresie, wartości lub strukturze dostaw. W celach planistycznych i w braku potwierdzonych danych dotyczących zasobów i aktywów od potencjalnych władz partnerskich, wstępne szacunki wskazują, że ogólne zapotrzebowanie na konserwację może wzrosnąć o 50% do 70% w porównaniu do samego Portsmouth. Na tej podstawie, skorygowana o inflację 10-letnia całkowita wartość możliwości szacowana jest na poziomie od 504 do 765 milionów GBP. Hampshire County Council (HCC) obecnie przetwarza przetarg na jednolitego dostawcę, wart 250 milionów GBP, 10-letnią Umowę o Świadczenie Usług Konserwacyjnych (2026-2036) obejmującą konstrukcję budynków i usługi M&E w około 825 lokalizacjach, w tym w szkołach. W zależności od wyniku, wyznaczony wykonawca HCC może nadal zarządzać częścią lub całością tych aktywów po LGR, co oznacza, że początkowo niewiele lub żadnych zmian w zakresie nie może wystąpić dla elementu Aktywów Korporacyjnych tego przetargu. Jednakże, jeśli nowy organ unitarystyczny przejmie bezpośrednią odpowiedzialność za Aktywa Korporacyjne HCC w ramach zreorganizowanej granicy, nowy organ przewiduje przejęcie znacznej części tego portfela usług. Na podstawie modelowania wskaźnikowego, przejęte zapotrzebowanie na naprawy i konserwację Aktywów Korporacyjnych może wynosić około 20% wartości umowy HCC, chociaż Rada zastrzega sobie prawo do przekroczenia tego szacunku, jeśli przyszłe wytyczne rządowe lub transfery ustawowe tego wymagają. W przypadku reorganizacji umowy będą zawierać klauzule umożliwiające cesję umowy na organy sukcesyjne. Klauzula cesji prawdopodobnie stanowi, że każda umowa może zostać przeniesiona na dowolny nowy organ, który zastąpi pierwotny organ kontraktujący. Szczegółowe informacje dotyczące LGR znajdują się pod następującym linkiem - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Szczegółowe informacje dotyczące LGR znajdują się pod następującym linkiem - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Dodatkowe informacje dotyczące znanych ryzyk znajdują się w dalszej części poniższego zawiadomienia.