System zarządzania kluczami floty

Komisarz ds. Policji i Przestępczości Hrabstwa Warwickshire, w imieniu Policji Hrabstwa Warwickshire, zaprasza do składania ofert na dostarczenie bezpiecznego systemu zarządzania kluczami floty na terenach operacyjnych policji w hrabstwie Warwickshire. Wymaganie będzie przedmiotem przetargu jako pojedyncza umowa. Zgodnie z sekcją 18 Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r. Zamawiający rozważył, czy wymaganie można odpowiednio podzielić na części. Po ocenie Zamawiający stwierdził, że pojedyncza umowa jest operacyjnie i technicznie preferowana ze względu na wymagania dotyczące integracji, spójności, bezpieczeństwa i wsparcia we wszystkich lokalizacjach operacyjnych. Policja Hrabstwa Warwickshire poszukuje bezpiecznego elektronicznego rozwiązania do zarządzania kluczami floty, które pozwoli zarządzać, śledzić i audytować dostęp do kluczy pojazdów na terenach operacyjnych policji. • Dotyczy około 350 kompletów kluczy do pojazdów flotowych w 17 lokalizacjach operacyjnych. • Obejmuje bezpieczne przechowywanie, wydawanie, zwrot, audyt, raportowanie i wsparcie. • Początkowy zakres obejmuje klucze do pojazdów flotowych, z możliwością rozszerzenia o inne kontrolowane zasoby (np. karty paliwowe, sprzęt) jako opcję. Cel/Przeznaczenie: Rozwiązanie powinno: • Zapewnić bezpieczną, podlegającą audytowi i znormalizowaną metodę zarządzania kluczami do pojazdów flotowych we wszystkich lokalizacjach Policji Hrabstwa Warwickshire. • Zastąpić niespójne lokalne praktyki systemem kontrolowanym w całej policji. • Wspierać lepsze zarządzanie, odpowiedzialność i zarządzanie ryzykiem w zakresie dostępu do pojazdów. • Umożliwić przyszłe usprawnienia operacyjne (np. wgląd w pulę i wykorzystanie); jednakże początkowa implementacja nie wymaga integracji systemowych. Poszukujemy dostawcy, który w ciągu ostatnich 3 lat z powodzeniem dostarczył system zarządzania kluczami (odpowiedni zakres niniejszego przetargu) co najmniej jednemu lub kilku klientom policji w Wielkiej Brytanii lub porównywalnej organizacji, i który może wykazać wymagane zdolności techniczne i możliwości. Proponowany okres obowiązywania umowy wynosi 3 lata z opcją przedłużenia o kolejne 2 okresy po 12 miesięcy każdy, pod warunkiem zadowalającej realizacji i wymagań operacyjnych. Wszystkie zgłoszenia zainteresowania muszą być złożone za pośrednictwem portalu In-tend Policji Hrabstwa Warwickshire, hostowanego na In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Dostawcy mogą przeglądać szczegóły przetargu w sekcji „Tenders”. Dostęp do dokumentów przetargowych wymaga rejestracji/logowania dostawcy. Nowi dostawcy powinni się zarejestrować, a następnie przejść do sekcji „Portals” i wybrać „connect with Warwickshire Police“. Wszelkie pytania dotyczące tej procedury przetargowej należy kierować za pośrednictwem funkcji „Correspondence” w portalu In-tend. Pełne szczegóły dotyczące procesu przetargowego, metodologii oceny, specyfikacji i warunków umowy znajdują się w dokumentach przetargowych. Zgłoszenia muszą być złożone za pośrednictwem portalu In-tend przed terminem. Przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe dotyczące tej umowy. W wyniku wstępnych konsultacji rynkowych szacunkowa wartość umowy wynosi 151 105 GBP plus VAT dla ograniczonego wdrożenia i 182 585 GBP plus VAT dla pełnego wdrożenia w całym obszarze (w tym opcje przedłużenia). Ten przetarg przekracza odpowiedni próg i dlatego podlega Ustawie o Zamówieniach Publicznych z 2023 r. i jest procesem przetargowym wymagającym złożenia ofert, informacji o cenach i obowiązkowych informacji handlowych. Zamawiający prowadzi Konkurencyjną Elastyczną Procedurę zgodnie z Ustawą. Oferenci powinni zauważyć, że proces może obejmować ocenę pisemnych zgłoszeń, demonstracje dostawców, działania wyjaśniające oraz etap Najlepszej i Ostatecznej Oferty (BAFO) w następujący sposób: • Etap 1 – Udział i oferta • Etap 2 – Demonstracje dostawców, po których nastąpi Najlepsza i Ostateczna Oferta (BAFO) • Etap 3 – Udzielenie zamówienia Dodatkowe szczegóły dotyczące wymagań demonstracyjnych, metodologii oceny i procesu przetargowego znajdują się w dokumentach przetargowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany procesu przetargowego i harmonogramu w miarę potrzeb w trakcie trwania przetargu, zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych z 2023 r. oraz zasadami przejrzystości i równego traktowania. Zamawiający zidentyfikował potencjalne podstawy do modyfikacji zgodnie z Załącznikiem 8 do Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r. Mogą one obejmować nieprzewidziane zmiany operacyjne, zmiany wynikające z reformy policji lub zmian w flocie oraz dostarczenie dodatkowych kompatybilnych towarów lub usług, gdy jest to obiektywnie uzasadnione, operacyjnie wymagane i prawnie dopuszczalne. Jeśli warunki określone w Załączniku 8 do Ustawy zostaną spełnione, każda modyfikacja umowy będzie traktowana jako dozwolona modyfikacja umowy. Zgodnie z Załącznikiem 5, punktem 8 Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r., Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezpośredniego udzielenia zamówienia, gdy procedura konkurencyjna nie doprowadzi do akceptowalnej oferty i zostaną spełnione warunki ustawowe. Zamawiający zastrzega sobie prawo, o ile jest to prawnie dopuszczalne na mocy Ustawy, do udzielenia dodatkowych podobnych towarów lub usług wyznaczonemu dostawcy, gdy jest to operacyjnie wymagane i gdy wszystkie warunki ustawowe są spełnione. Wszelkie konflikty interesów zidentyfikowane podczas tego przetargu będą zarządzane przez Zamawiającego zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych z 2023 r. i jego wewnętrznymi procedurami ładu korporacyjnego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia zamówienia w wyniku tej procedury przetargowej.