Umowa o świadczenie usług w zakresie napraw i konserwacji

WPROWADZENIE Rushmoor Borough Council („Rada”) zaprasza odpowiednio doświadczonych dostawców do składania ofert na umowę o świadczenie usług w zakresie napraw i konserwacji, związaną z jej portfelem nieruchomości. PORTFEL NIERUCHOMOŚCI Umowa obejmie cały obszar jurysdykcji Rady, który obejmuje Aldershot, Farnborough i niektóre okoliczne obszary. Aktywa komercyjne, które będą obsługiwane przez umowę, obejmują teatr, biura rady, pawilony, toalety publiczne, obiekty sportowe oraz kilka innych typów budynków. Rada jest obecnie właścicielem 140 nieruchomości, od lokali handlowych, pawilonów sportowych, toalet publicznych, centrów społeczności, lokali przemysłowych, centrów rekreacyjnych, cmentarzy, krematoriów i biur. Jednak wiele nieruchomości posiada pełne umowy najmu z naprawami z najemcami. Istnieje tylko 32 nieruchomości, które Rada regularnie utrzymuje (patrz załącznik B Rushmoor Property List 2026) i które początkowo będą objęte zakresem tej umowy, a za ich zarządzanie odpowiadają Działy Nieruchomości Rady. Jednak nieruchomości objęte zakresem umowy będą się zmieniać w czasie, gdy nieruchomości stają się wolne, jeśli najemcy zwrócą się do Rady o pomoc w pracach, nowe nieruchomości są rozwijane / kupowane lub zbywane. ZAKRES Umowa będzie obejmować przede wszystkim świadczenie usług szybkiego reagowania na awarie, zapewniając terminowe i skuteczne rozwiązywanie problemów konserwacyjnych w miarę ich pojawiania się, zazwyczaj do maksymalnej wartości naprawy 10 000 GBP. Wydatki na usługi szybkiego reagowania na awarie różnią się w zależności od roku, ale średnio wynoszą około 200 000 GBP (bez VAT – wszystkie dalsze kwoty również bez VAT) rocznie. Szacunkowa, niezobowiązująca roczna wartość umowy, obejmująca prace podstawowe, niepodstawowe i opcjonalne, szacowana jest na około 400 000 GBP bez VAT. Chociaż Rada może dodawać lub usuwać obiekty z umowy, a także znacząco je zmieniać, nie może podać szczegółów, co te zmiany mogą oznaczać i co może je wywołać w okresie obowiązywania umowy. Rada w związku z tym nie jest w stanie dostarczyć żadnych dodatkowych informacji na temat tego, jak takie zmiany mogą pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na wartość umowy w okresie podstawowym i przedłużonym. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania następujących prac we własnym zakresie, a nie poprzez podwykonawstwo (chyba że zostanie to wyraźnie uzgodnione z urzędnikiem wydającym umowę przez Radę) • ogólne prace budowlane • ogólne umiejętności (czyszczenie rynien i dachów) • stolarstwo • murarstwo • hydraulika (w tym ogólne prace hydrauliczne gorącej i zimnej wody; udrażnianie) • dekoracje • drobne prace zewnętrzne (w tym wypełnianie dziur; ponowne układanie płyt chodnikowych itp.) Ogólne prace budowlane/wymagania wielobranżowe – zadania podstawowe: Obejmują pokrycia dachowe, rynny, malowanie i dekorowanie. Murarstwo, naprawa okien, wymiana i oszklenie, stolarstwo, hydraulika, tynkowanie, zabezpieczanie awaryjne płytami i ślusarstwo. Drobne prace elektryczne, takie jak instalacja nowego gniazda z wyłącznikiem różnicowoprądowym lub wymiana istniejących elementów. Utrzymanie terenów – obejmuje odchwaszczanie, przycinanie, ogrodzenia, czyszczenie rynien, układanie nawierzchni i przycinanie drzew. Ogólne prace budowlane/wymagania wielobranżowe – zadania niepodstawowe: Obejmują prace ziemne, naprawy chodników/nawierzchni i drobne naprawy dróg, nowe instalacje i naprawy istniejących instalacji elektrycznych oraz częściowe lub całkowite przeprowadzanie przewodów w pomieszczeniach. Kanalizacja, czyszczenie ciśnieniowe i inspekcja, naprawy studzienek. Instalacja i naprawy elementów związanych z gazem, w tym wymiana i serwis kotłów. Instalacja i serwisowanie systemów HVAC. Pilne naprawy tego samego dnia: Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia możliwości pilnych napraw tego samego dnia, a także zdolności do wykonywania niepilnych prac w wyznaczonym terminie, zgodnie z dokumentem KPI i wymogami SLA zawartymi w niniejszym i powiązanych dokumentach. Prace projektowe: Oprócz tego podstawowego zakresu, umowa będzie obejmować możliwość zlecenia prac projektowych związanych z wydatkami inwestycyjnymi (CapEx) o wartości od 10 000 GBP do 100 000 GBP, przy czym należy zauważyć, że większość projektów będzie miała wartość od 10 000 GBP do 30 000 GBP. Projekty inwestycyjne o wartości powyżej 10 000 GBP nie są gwarantowane w ramach umowy, ale generalnie będą przez nią zamawiane, gdzie jest to właściwe. Jeśli Rada zdecyduje się zaprosić do składania konkurencyjnych ofert na realizację prac projektowych o wartości od 10 000 do 100 000 GBP, wykonawca objęty umową terminową, w zależności od jego zdolności i wydajności, zazwyczaj zostanie zaproszony do złożenia oferty. Generalnie Rada będzie preferować konkurencyjne oferty zamiast korzystania z umowy terminowej dla umów o wyższej wartości powyżej 30 000 GBP, chociaż weźmie pod uwagę szereg czynników, w tym pilność, przyszłe efektywności konserwacji itp. Poziom zapotrzebowania na projekty inwestycyjne może się znacznie różnić i nie można złożyć żadnych zobowiązań dotyczących wolumenu ani częstotliwości takich prac. Wydatki na projekty inwestycyjne, które mogą być objęte zakresem przyszłej umowy, wahają się od 350 000 GBP do 700 000 GBP rocznie. Należy jednak pamiętać, że znacząca część przyszłych wydatków będzie podlegać konkurencyjnym procesom przetargowym, a wartość projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach umowy terminowej prawdopodobnie nie przekroczy 50% całkowitego budżetu na projekty inwestycyjne w danym roku. CENY Ceny będą stałe przez pierwsze dwanaście miesięcy umowy, z procentowym wzrostem zgodnym z odpowiednimi wskaźnikami indeksu cen towarów i usług konsumpcyjnych (CPI) stosowanym po roku od daty rozpoczęcia umowy i każdego roku po tym przez czas trwania umowy. Szczegóły struktury cenowej, która zostanie zastosowana do umowy, znajdują się w dokumentach przetargowych. Podwyżki CPI mogą być stosowane tylko do stawek robocizny i opłaty za wezwanie. Wzrosty procentowe materiałów, sprzętu, zarządzania podwykonawcami i narzutów ogólnych (OH/P%) nie podlegają żadnym podwyżkom przez czas trwania umowy. Umowa będzie działać na zasadzie dynamicznej komercyjnej, gdzie wolumen pracy będzie dyktowany przez obecny portfel nieruchomości, który może się zmieniać w czasie, oraz przez pojawiające się wymagania dotyczące reagowania i planowanej konserwacji, których również nie można zobowiązać i które będą się zmieniać w czasie. Informacje o historycznym zapotrzebowaniu znajdują się w dokumentach przetargowych. Przy obciążaniu pracami wynikającymi z umowy należy honorować wszystkie zaoferowane stawki robocizny, narzuty, opłaty za wezwanie itp., pamiętając, że wolumen i skład pracy będą dyktowane przez dynamiczne wymagania. Opcjonalne prace projektowe i planowane prace konserwacyjne będą zazwyczaj podlegać wycenie stałej ceny z zastosowaniem narzutu ogólnego (OH/P%) na zasadzie otwartej księgowości, gdzie wszystkie poniższe koszty podlegają kosztom specyficznych prac. Jednakże, tam gdzie to ma zastosowanie, stawki robocizny i narzuty powinny być również stosowane do wyceny opcjonalnych prac o stałej cenie na zasadzie „spełnij lub przebij”. NAGRODA, OKRES TRWANIA, OPCJE PRZEDŁUŻENIA I FORMA UMOWY Data przyznania umowy jest planowana na 17 sierpnia 2026 r., a rozpoczęcie świadczenia usług nastąpi 1 października 2026 r. Umowa zostanie zawarta na podstawowy okres 2 lat z opcjami przedłużenia do maksymalnie 5 lat. Umowa zostanie zawarta zgodnie z JCT Measured Term Contract 2024. WIZYTACJE LOKALNE I BRIEFING DLA OFERENTÓW Wizytacje lokalne odbędą się 10 i 16 czerwca, aby umożliwić potencjalnym oferentom zapoznanie się z wybranymi obiektami objętymi zakresem umowy. Udział w wizytacji lokalnej nie jest warunkiem obowiązkowym składania oferty. Dostawcy muszą zarejestrować się do udziału w wizytacji lokalnej za pośrednictwem ProContract, korzystając z funkcji wiadomości, do 9 czerwca, podając imiona, stanowiska i dane kontaktowe (e-mail i telefon komórkowy) swoich delegatów. Dostawcy mogą wysłać do 2 delegatów. W dniu wizytacji dostawcy powinni upewnić się, że ich delegaci zgłoszą się w biurach Rady o godzinie 10:00. Wizytacja powinna zakończyć się około godziny 15:00. Briefing dla oferentów odbędzie się online w poniedziałek 15 czerwca o godzinie 16:00 za pośrednictwem Microsoft Teams. Udział w briefingu jest zalecany, ale nie obowiązkowy. Rada przewiduje, że spotkanie nie potrwa dłużej niż 60 minut i będzie przestrzegać poniższego proponowanego porządku obrad: • 16:00–16:45 – Prezentacja przetargowa • 16:45–17:00 – Pytania i odpowiedzi Dostawcy, którzy chcą wziąć udział w briefingu, powinni skorzystać z poniższego linku: • Dołącz: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Identyfikator spotkania: 344 775 063 123 429 • Hasło: hC62MK9J Wszelkie odpowiedzi na wyjaśnienia udzielone podczas wizytacji lokalnych i/lub briefingu dla oferentów zostaną następnie udostępnione za pośrednictwem ProContract / SEBP. PROCES ZAMÓWIENIA, HARMONOGRAM I ADMINISTRACJA Rada stosuje procedurę otwartą w celu pozyskania tego kontraktu, która obejmuje warunki uczestnictwa i późniejszą ocenę ofert przetargowych. Poniższy harmonogram przetargowy jest przedstawiony poniżej i chociaż Rada nie zamierza od niego odstępować, zastrzega sobie prawo do tego w dowolnym momencie. Jeśli powyższy harmonogram ulegnie zmianie, wszyscy dostawcy zostaną poinformowani o tej zmianie za pośrednictwem ProContract/SEBP. • Ogłoszenie o przetargu wydane: 3 czerwca 2026 r. • Pakiet przetargowy wydany w ProContract: 2 czerwca 2026 r. • Wizytacje lokalne: 10 i 16 czerwca 2026 r. • Briefing online dla oferentów: 15 czerwca 2026 r. o 16:00 • Termin składania wniosków o wyjaśnienie: 26 czerwca 2026 r. o 23:59 • Termin zwrotu ofert: 11 lipca 2026 r. o 17:00 • Decyzja o przyznaniu i podsumowania oceny wydane: 30 lipca 2026 r. • Ogłoszenie o przyznaniu umowy wydane: 30 lipca 2026 r. • Rozpoczęcie okresu standstill: 31 lipca 2026 r. • Zakończenie okresu standstill: 14 sierpnia 2026 r. o 23:59 • Przyznanie umowy: 17 sierpnia 2026 r. • Mobilizacja: 17 sierpnia - 30 września 2026 r. • Rozpoczęcie umowy: 1 października 2026 r. Rada będzie administrować zamówieniem, korzystając z systemu e-sourcing ProContract. Do systemu ProContract można uzyskać bezpłatny dostęp pod następującym linkiem: https://procontract.due-north.com/Login