Opprinnelig anbudsbeskrivelse
EEM søker å etablere en rammeavtale med en enkelt leverandør som er i stand til å drifte en storskala, nøytral IKT-innkjøps- og forsyningskjedestyringsfunksjon over hele omfanget av denne rammeavtalen. Dette innkjøpet vil etablere en rammeavtale med én leverandør i samsvar med Seksjon 45(4)(a) i Procurement Act 2023. EEM har, basert på markedsanalyse, lovbestemte hensyn og PME-tilbakemeldinger, konkludert at en enkelt nøytral leverandør er den eneste proporsjonale og effektive modellen som er i stand til å levere hele omfanget av IKT-krav definert i dette dokumentet. Denne tilnærmingen er begrunnet av følgende grunner: A. Interoperabilitet og integrasjon av hele IKT-livssyklusen. IKT-innkjøp i offentlig sektor er for tiden fragmentert. Komplekse gjensidige avhengigheter mellom maskinvare, lisensiering, skyforbruk, cybersikkerhet, nettverk og administrerte tjenester krever en enkelt enhet for å koordinere levering, sikre kompatibilitet og gi ende-til-ende-sikkerhet. En rammeavtale med flere leverandører ville ikke oppnå disse resultatene og ville øke risikoen for: • motstridende kommersielle insentiver fra leverandører • inkonsistente tekniske standarder • fragmenterte støtteordninger B. Åpenhet og kostnadskontroll. Offentlige organer har konsekvent rapportert at priser for programvarelisenser, skyforbruk og tilknyttede tjenester ofte er uoversiktlige og vanskelige å benchmarke. Den nøytrale leverandørmodellen med én leverandør er nødvendig for å: • eliminere skjulte marginer og bundtede kostnader • sikre transparent, åpen bok-prising • tilby enhetlig rapportering og styring • støtte PA23s åpenhetsplikter i henhold til Seksjon 69-95 C. Aggregering og stordriftsfordeler. En enkelt leverandør er nødvendig for å sentralisere: • etterspørselsaggregering • volumrabatter • optimalisering av forsyningskjeden • konsoliderte OEM-forhandlinger. Disse fordelene kan ikke oppnås med en avtale med flere leverandører. D. Styrking av SMB-er og rettferdig tilgang. Bevis fra den innledende markedsundersøkelsen bekreftet at SMB-er har vanskelig for å engasjere seg direkte i store IKT-innkjøp. En nøytral leverandør muliggjør: • strukturert og rettferdig onboarding • transparente underleverandør-arbeidsflyter • økt SMB-deltakelse • eliminering av forhandlerdominerte ruter. Dette støtter direkte myndighetenes mål om SMB-inkludering. E. Risikostyring og samsvar. Den nøytrale leverandørmodellen reduserer: • inkonsistent leverandøroverholdelse • uadministrert underleverandør • varierende lisens- og cybersikkerhetsstandarder. Ved å tilby en enkelt ansvarlig enhet, støtter modellen: • samsvar med Procurement Act 2023 • Cyber Essentials/ISO 27001-garanti. Basert på PME-svar, markedsanalyse og de lovbestemte kravene i Procurement Act 2023, anses en rammeavtale med en enkelt nøytral leverandør for å være den eneste proporsjonale og effektive kommersielle strukturen som er i stand til å levere omfanget av denne rammeavtalen. Denne rammeavtalen etablerer ikke en tradisjonell IKT-forhandler- eller administrert tjenesteleveransemodell. Den utnevnte leverandøren må operere som en nøytral innkjøpsformidler, der alle innkjøpsbeslutninger tas transparent og uten partiskhet overfor proprietære eller internt leverte tjenester. Den nøytrale leverandøren vil fungere som den eneste kontraktsenheten for alle kjøp under rammeavtalen, med alle forsyningskjedearrangementer administrert på en back-to-back basis. Rammeavtalens mål er: Mål 0: Å tilby en utkontrahert IKT-innkjøpsfunksjon som leverer samsvarende innkjøp, kommersiell styring, benchmarking og transparent tilgang til IKT-forsyningsmarkedet. Mål 1: Å tilby et omfattende utvalg av IKT-produkter og -tjenester, inkludert nisjeleverandører, som gjør det mulig for offentlige innkjøpere å anskaffe de nyeste teknologiske løsningene. Mål 2: Å sikre konkurransedyktige priser gjennom transparente kostnadsstrukturer og forhandlede rabatter, som tilbyr verdi for pengene for offentlige organer. Mål 3: Å legge til rette for omfordeling av leverandørinsentiver (f.eks. rabatter, kickbacks) tilbake til Kjøperen på en rettferdig, transparent og lovlig måte. Mål 4: Å tilby fleksible og skalerbare IKT-løsninger, som sikrer at kjøpere kan velge den mest passende teknologien for å møte sine behov. Mål 5: Å sikre at alle produkter og tjenester overholder relevante standarder og forskrifter, inkludert Procurement Act 2023, NHS-standarder og sektorspesifikke samsvarskrav. Omfanget av dette innkjøpet er for leverandører av IKT-varer og -tjenester. Temaene, produktene og tjenestene er angitt i avsnittet Omfang og spesifikasjon i dette dokumentet. EEM mener at denne rammeavtalen vil bidra til å: • gjøre det mulig for EEM-medlemmer, både eksisterende og fremtidige, og den bredere offentlige sektoren å anskaffe tjenester levert av IKT-leverandører på en effektiv og samsvarende måte. • gi tilgang til en verifisert liste over leverandører, noe som reduserer tid og innsats som kreves for å gjennomføre individuelle innkjøp. • sikre at alle kjøp oppfyller juridiske og regulatoriske krav, som Procurement Act 2023. • gi bedre verdi for kjøperen ved å skape en mer rettferdig og effektiv forsyningskjede, samtidig som kjøpekraften konsolideres for å forhandle bedre priser og vilkår. • gi klare, forhandlede prisstrukturer, som gjør det mulig for kjøpere å oppnå bedre verdi for pengene. • møte ulike IKT-behov, inkludert maskinvare, programvare, tjenester og nisjeprodukter, slik at kjøpere kan anskaffe alt fra én rammeavtale. • sikre tilgang til banebrytende og spesialisert teknologi, som IoT-løsninger og grønne IKT-initiativer. • gjør det mulig for kjøpere å bedre skalere sine IKT-innkjøp i tråd med endrede krav, fra små oppgraderinger til store prosjekter. • Fremmer større innovasjon og kvalitet ved å gi tilgang til innovative produkter og tjenester, inkludert fra nisjeleverandører, og sikrer at kjøpere kan anskaffe den nyeste teknologien. • fremme konkurranse blant leverandører, noe som driver høyere kvalitetsstandarder. • Redusere innkjøpsrisiko ved å tilby kontrakter med etablerte leverandører som overholder rammeavtalens vilkår og betingelser.