Originele aanbestedingsbeschrijving
EEM zoekt een raamovereenkomst met één leverancier die in staat is om een grootschalige, neutrale ICT-inkoop- en supply chain managementfunctie te opereren binnen de volledige scope van deze Raamovereenkomst. Deze aanbesteding zal een raamovereenkomst met één leverancier tot stand brengen, in overeenstemming met Sectie 45(4)(a) van de Procurement Act 2023. EEM heeft, op basis van marktanalyse, wettelijke overwegingen en PME-feedback, geconcludeerd dat een enkele neutrale leverancier het enige proportionele en effectieve model is dat in staat is om de volledige scope van ICT-vereisten te leveren zoals gedefinieerd in dit document. Deze aanpak wordt gerechtvaardigd op de volgende gronden: A. Interoperabiliteit en integratie van de gehele ICT-levenscyclus. ICT-inkoop binnen de publieke sector is momenteel gefragmenteerd. Complexe onderlinge afhankelijkheden tussen hardware, licenties, cloudconsumptie, cybersecurity, netwerken en beheerde diensten vereisen één entiteit om de levering te coördineren, compatibiliteit te waarborgen en end-to-end zekerheid te bieden. Een raamovereenkomst met meerdere leveranciers zou deze resultaten niet bereiken en zou het risico vergroten op: • conflicterende commerciële belangen van leveranciers • inconsistente technische normen • gefragmenteerde ondersteuningsregelingen B. Transparantie en kostenbeheersing. Publieke instanties hebben consequent gerapporteerd dat de prijzen voor softwarelicenties, cloudconsumptie en gerelateerde diensten vaak ondoorzichtig en moeilijk te benchmarken zijn. Het neutrale leveranciersmodel met één leverancier is vereist om: • verborgen marges en gebundelde kosten te elimineren • transparante, open-boek prijsstelling te garanderen • uniforme rapportage en governance te bieden • de transparantieverplichtingen van PA23 te ondersteunen onder Secties 69-95 C. Aggregatie en schaalvoordelen. Eén leverancier is vereist om te centraliseren: • vraagaggregatie • volumekortingen • optimalisatie van de supply chain • geconsolideerde OEM-onderhandelingen. Deze voordelen kunnen niet worden bereikt met een regeling met meerdere leveranciers. D. SME-ondersteuning en eerlijke toegang. Uit bewijs van de preliminair marktonderzoek bleek dat MKB-bedrijven moeite hebben om direct deel te nemen aan grote ICT-aanbestedingen. Een neutrale leverancier maakt mogelijk: • gestructureerde en eerlijke onboarding • transparante onderaannemingsworkflows • verhoogde deelname van MKB • eliminatie van door wederverkopers gedomineerde routes. Dit ondersteunt direct overheidsdoelstellingen inzake MKB-inclusie. E. Risicobeheer en compliance. Het neutrale leveranciersmodel vermindert: • inconsistente naleving door leveranciers • niet-beheerde onderaanneming • variabele licentie- en cybersecuritynormen. Door één verantwoordelijke entiteit te bieden, ondersteunt het model: • naleving van de Procurement Act 2023 • Cyber Essentials/ISO 27001-garantie. Op basis van PME-reacties, marktanalyse en de wettelijke vereisten van de Procurement Act 2023, wordt een raamovereenkomst met één neutrale leverancier beschouwd als de enige proportionele en effectieve commerciële structuur die in staat is om de scope van deze Raamovereenkomst te leveren. Deze Raamovereenkomst creëert geen traditioneel ICT-wederverkoopmodel of model voor de levering van beheerde diensten. De aangewezen leverancier moet opereren als een neutrale inkoopintermediair, waarbij alle inkoopbeslissingen transparant en zonder partijdigheid ten opzichte van propriëtaire of intern geleverde diensten worden genomen. De Neutrale Leverancier zal optreden als de enige contracterende entiteit voor alle aankopen onder de Raamovereenkomst, waarbij alle supply chain-regelingen op back-to-back basis worden beheerd. De doelstellingen van de raamovereenkomst zijn: Doelstelling 0: Het bieden van een uitbestede ICT-inkoopfunctie die zorgt voor conforme sourcing, commerciële governance, benchmarking en transparante toegang tot de ICT-leveringsmarkt. Doelstelling 1: Het bieden van een uitgebreid assortiment ICT-producten en -diensten, inclusief nicheleveranciers, waardoor publieke kopers de nieuwste technologische oplossingen kunnen inkopen. Doelstelling 2: Het waarborgen van concurrerende prijzen door middel van transparante kostenstructuren en onderhandelde kortingen, wat zorgt voor een goede prijs-kwaliteitverhouding voor publieke instanties. Doelstelling 3: Het faciliteren van de herverdeling van leveranciersstimulansen (bijv. kortingen, bonussen) op een eerlijke, transparante en wettelijk conforme manier terug naar de Koper. Doelstelling 4: Het aanbieden van flexibele en schaalbare ICT-oplossingen, zodat kopers de meest geschikte technologie kunnen kiezen om aan hun behoeften te voldoen. Doelstelling 5: Het waarborgen dat alle producten en diensten voldoen aan de relevante normen en regelgeving, inclusief de Procurement Act 2023, NHS-normen en sectorspecifieke compliance-vereisten. De scope van deze aanbesteding is voor leveranciers van ICT-goederen en -diensten. De thema's, producten en diensten worden uiteengezet in de sectie Scope en Specificatie van dit document. EEM is van mening dat deze raamovereenkomst zal helpen bij: • het voor EEM-leden, zowel bestaande als toekomstige, en de bredere publieke sector mogelijk maken om diensten van ICT-leveranciers efficiënt en conform in te kopen. • het bieden van toegang tot een geverifieerde lijst van leveranciers, waardoor de tijd en moeite die nodig is voor individuele aanbestedingen wordt verminderd. • het waarborgen dat alle aankopen voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, zoals de Procurement Act 2023. • het bieden van betere waarde voor de koper door een eerlijkere en efficiëntere supply chain te creëren, terwijl de inkoopkracht wordt geconsolideerd om betere prijzen en voorwaarden te onderhandelen. • het bieden van duidelijke, vooraf onderhandelde prijsstructuren, waardoor kopers een betere prijs-kwaliteitverhouding kunnen realiseren. • het voldoen aan diverse ICT-behoeften, inclusief hardware, software, diensten en nicheproducten, waardoor kopers alles uit één raamovereenkomst kunnen inkopen. • het waarborgen van toegang tot geavanceerde en gespecialiseerde technologie, zoals IoT-oplossingen en groene ICT-initiatieven. • stelt kopers in staat om hun ICT-aankopen beter op te schalen in lijn met veranderende vereisten, van kleine upgrades tot grootschalige projecten. • Stimuleert meer innovatie en kwaliteit door toegang te bieden tot innovatieve producten en diensten, ook van nicheleveranciers, zodat kopers de nieuwste technologie kunnen inkopen. • het bevorderen van concurrentie onder leveranciers, wat leidt tot hogere kwaliteitsnormen. • Het verminderen van inkooprisico's door contracten aan te bieden met gevestigde leveranciers die zich houden aan de voorwaarden van de raamovereenkomst.