Algne hanke kirjeldus
Portsmouth City Council ('nõukogu') kutsub kvalifitseeritud pakkujaid esitama pakkumusi sihtotstarbeliste lühiajaliste puhkuste ja spetsialiseeritud pühade mängurühmade pakkumiseks lastele ja noortele, kellel on erivajadused ja puuded (SEND) ning täiendavad vajadused Portsmouthis.
Nõukogu soovib mitme pakkuja süsteemi kaudu määrata ühe või mitu pakkujat nende teenuste osutamiseks Portsmouthi põhja-, lõuna- ja keskpiirkondades, mille hinnanguline aastane väärtus on kokku umbes 517 000 naela aastas, mis jaguneb vastavalt kolme eraldi osa ja teenuse vahel. Iga leping sõlmitakse algselt 3 aastaks, võimalusega pikendada seda kuni 2 aasta võrra.
Teenuste ulatus hõlmab seadusest tulenevaid kohustusi ja funktsioone, mis vastavad kohaliku omavalitsuse vastutusele kättesaadavate lühiajaliste puhkusepakkumiste osas, mis toetavad puuetega laste ja noorte vajadusi, samuti nende perede vajadusi, tagades, et Nõukogu saab pakkuda erinevaid teenuseid selles valdkonnas päeval, sealhulgas koolivaheaegadel, nädalavahetustel ja pärast kooli, et täita vastavate Portsmouthi piirides elavate elanike nõudeid. See on olemasoleva teenuse uuesti hankimine.
Ulatus ja spetsifikatsioonid
Teenuseid osutatakse lastele ja noortele, kellel on SEND ja/või täiendavad või keerulised terviseprobleemid (toetusvajadused ja -pakkumised erinevad sõltuvalt teenusest), kes elavad Portsmouthi linnas alates 5. eluaastast kuni 18. eluaastani.
Teenused tuleb osutada kooskõlas SEND-i tegevusjuhendi, turvalisuse standardite ja kohalike prioriteetidega.
Sihtotstarbelised lühiajalised puhkusepakkumised pakutakse lapsevanematele/hooldajatele, Portsmouthi linnas elavatele lastele ja noortele, kes vastavad Nõukogu lühiajaliste puhkuste avalduses sätestatud abikõlblikkuse kriteeriumidele.
Mõne teenuse puhul peaksid pakkujad pakkuma täiendavaid võimalusi peredele, kes saavad oma lapse/laste koha ise rahastada, kuna see osutub kulutõhusamaks.
Portsmouthi lühiajaliste puhkuste pakkumine jaguneb kolme kategooriasse:
Tase 1 – Madal tugitase
Lastele ja noortele, kes ei saa iseseisvalt kasutada universaalteenuseid
Neid teenuseid osutatakse puuetega lastele ja noortele, kellel on täiendavad vajadused, mida universaalteenused ei suuda rahuldada.
Tase 2 – Kõrgem tugitase
Lastele ja noortele, kes vajavad kõrgemat tugitaset. Need, kes vastavad abikõlblikkuse kriteeriumidele, saavad kasutada lühiajalisi puhkusi.
Neid teenuseid saab kasutada ise-suunamise või juhtiva spetsialisti kaudu.
Tase 3 – Spetsialistide tugi
Lastele ja noortele, kes vajavad sotsiaalhoolekande hinnangu alusel kindlaksmääratud teenuseid
Neid teenuseid osutatakse lisaks 1. ja 2. taseme teenustele, kus vajadused on kindlaks tehtud sotsiaalhoolekande hinnangu alusel ja vastavad täiendava toe lävemale.
Kaasatud tellitud teenused hõlmavad ainult 1. ja 2. kategooriat.
Sõltuvalt teenusest saavad lapsed ja noored kasutada pakkumisi järgmiste meetodite kaudu:
Otse lapsevanema/hooldaja juurdepääs
Vanemad/hooldajad saavad broneerida või registreeruda otse lepingupartneri juures ja pääseda juurde tegevustele kas lepingupartneri veebisaidi, e-posti või veebipõhise broneerimisvormi, telefoni või kohaliku pakkumiste kataloogi lingi kaudu.
Spetsialisti suunamine
Spetsialistid võivad suunata või suunata pere, sealhulgas: varajase abi meeskonnad, koolid/SENCO-d, tervishoiutöötajad, pere tugitöötajad või sotsiaalhoolekanne (kui nad juba osalevad).
Nõukogu marsruut
Nõukogu võib saata suunamisinfot:
• Teenuseid vajavad lapsed, kes on teenustele tuttavad
• Sihtotstarbeliste lühiajaliste puhkuste nimekirjades olevad lapsed
• Pered, kes on taotlenud lühiajalisi puhkusi SEND kohaliku pakkumiste kaudu
Spetsifikatsioonid
Spetsifikatsioonid on välja töötatud selle tagamiseks, et kõik pakkujad mõistaksid võrdselt ja tõhusalt lepingu funktsionaalseid ja toimivusnõudeid.
Kõikide nõuete üksikasjad on esitatud spetsifikatsioonidokumentides. Nõukogu jätab endale õiguse teha spetsifikatsioonides muudatusi, kui see on vajalik selgitusfaasi ajal.
Partnerlus
Lisaks tihedale koostööle Nõukoguga peab Pakkuja tagama tõhusa suhtluse ja tugeva partnerluse teiste asutuste ja sidusrühmadega, sealhulgas haridus-, tervishoiu- ja sotsiaalhoolekande partneritega, samuti lapsevanemate foorumitega, nagu Portsmouth Parent Voice (PPV).
Sotsiaalne väärtus
Nõukogu on pühendunud sotsiaalse väärtuse edendamise lähenemisviisi pidevale ülevaatamisele ja parandamisele ning pakkujad leiavad lisateavet järgmiselt lingilt -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Lepingu mudel
Nõukogu kavatseb sõlmida fikseeritud hinnakirjaga lepingu, mis vastab Nõukogu eelarvetele.
Pakkujad võivad esitada pakkumisi kõigile osadele või teatud osadele ilma piiranguteta. Kui pakkuja võidab mitu osa oma pakkumise/pakkumiste tulemusel, jätab Nõukogu endale õiguse need ühendada üheks lepinguks.
Nõukogu soovib iga osa jaoks määrata maksimaalselt ühe pakkuja, kuigi pakkuja võib pakkuda ja osutada rohkem kui ühte osa.
Lepingu kulud ja kestus
Jagades teenused osadeks, on iga osa lepingul algselt 3-aastane tähtaeg, võimalusega pikendada seda veel 2 aasta võrra kokkulepitud sammuga, maksimaalselt 5 aastani, sõltuvalt lepingupartneri tulemuslikkusest ja Nõukogu rahastamise kättesaadavusest.
Lisaks võib lepingu väärtus suureneda või väheneda sõltuvalt eelarve eraldiste, seadusandluse muudatuste, täiendavate rahastamisallikate, teenuste muutuste või täiendavate seotud teenuste lisamise muutustest, et rahuldada nõudluse või teenuse osutamise muutusi.
Ülaltoodud lepingu alusmaksumus jagatakse osade vahel vastavalt iga osa finantsstabiilsusele, seega igale pakkumisele eraldatakse teatud summa aastas. Kui ainult üks pakkuja esitab pakkumise või tunnistatakse kõigi osade võitjaks pärast hankemenetlust ja sõlmib kõik tellitud teenused, võib kogusumma rahastada ühe lepingu alusel, samamoodi, kui kaks kolmest osast võidab üks pakkuja, siis nende kahe osa rahastamine võib olla ühendatud üheks, ülejäänud osa läheb pakkujale ülejäänud osa eest.
Kui pakkuja võidab rohkem kui ühe osa, on tema äranägemisel, kuidas rahastamist iga pakkumise jaoks jaotatakse, tingimusel, et teenus on pidevalt tõhusalt osutatud ja teenuse kasutajate vajadused on rahuldatud, ning see on eelnevalt arutatud vastavate Nõukogu liikmetega. Pakkuja teavitab Nõukogu regulaarselt, kui ta määrab kindlaks, kuidas vahendeid jaotatakse/jaotatakse.
Iga osa rahastamise jaotus aastas määratakse kindlaks järgmiselt, arvestades potentsiaalset 3% aastast inflatsiooni 5 aasta jooksul:
a) Osa 1 (baassumma 100 000 naela)
• 1. aasta: 100 000,00 naela
• 2. aasta: 103 000,00 naela
• 3. aasta: 106 090,00 naela
• 4. aasta: 109 272,70 naela
• 5. aasta: 112 550,88 naela
o Kokku (5 aastat): 530 913,58 naela
b) Osa 2 (baassumma 170 000 naela)
• 1. aasta: 170 000,00 naela
• 2. aasta: 175 100,00 naela
• 3. aasta: 180 353,00 naela
• 4. aasta: 185 763,59 naela
• 5. aasta: 191 336,50 naela
o Kokku (5 aastat): 902 553,09 naela
c) Osa 3 (baassumma 247 000 naela)
• 1. aasta: 247 000,00 naela
• 2. aasta: 254 410,00 naela
• 3. aasta: 262 042,30 naela
• 4. aasta: 269 903,57 naela
• 5. aasta: 278 000,68 naela
o Kokku (5 aastat): 1 311 356,55 naela
Eelarve ülempiir ja taskukohasuse nõue
Nõukogu on määranud kindlaks maksimaalsed aastased rahastamise eraldised iga osa jaoks. Pakkujad ei tohi ületada 1. aasta baaseelarve eraldist osa/osade eest, millele nad pakuvad. Kõik pakkujad, kelle 1. aasta kogukulu esitus ületab nimetatud baaseelarvet selle osa eest, jäetakse automaatselt hindamisest selle osa jaoks välja.
1. aasta maksimaalsed eelarve eraldised on järgmised:
• Osa 1: 100 000 naela (1. aasta ülempiir)
• Osa 2: 170 000 naela (1. aasta ülempiir)
• Osa 3: 247 000 naela (1. aasta ülempiir)
Need väärtused esindavad absoluutset ülempiiri 1. aasta hindadele. Üle nende lävendite esitatud pakkumisi ei saa arvesse võtta.
Pääs hankedokumentidele ja hankekavale
Nõukogu haldab hankemenetlust oma e-hanke süsteemi In-Tend abil, mida kasutatakse järgmistel eesmärkidel:
• Hanketeabe ja dokumentatsiooni juurdepääs ja väljastamine
• Eelpakkumuse selgitustaotlused ja vastused
• Pakkumuste esitamine
• Pakkumuste avamine ja vastuste juurdepääs
• Pärast pakkumuse esitamist selgitustaotlused ja vastused
• Otsuse teatamine ja tagasiside
• Kokkuvõtliku lepingu registri teabe avaldamine vastavalt kohaliku omavalitsuse läbipaistvuse koodi (2015) nõuetele.
In-Tend süsteemile pääseb tasuta juurde järgmise veebilingi kaudu:
https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home
See hankegraafik on soovituslik ja kuigi Nõukogu ei kavatse sellest kõrvale kalduda, jätab ta endale õiguse seda igal ajal teha.
Hankedokumendid saadaval Intendis – teisipäev, 31. märts 2026
Selgitustaotluste esitamise tähtaeg – reede, 17. aprill 2026 kell 23:59
Pakkumuste esitamise tähtaeg – reede, 1. mai 2026 kell 17:00
Pakkumuste hindamine lõpetatud – esmaspäev, 11. mai 2026
Sisejuhtimine ja modereerimise kinnitused – teisipäev, 13. mai 2026 – neljapäev, 14. mai 2026
Otsuse teatamine pakkujatele – reede, 15. mai 2026
Seisakuperiood – esmaspäev, 18. mai 2026 – neljapäev, 28. mai 2026
Lepingu sõlmimine – reede, 29. mai 2026
Mobilisatsiooniperiood – esmaspäev, 1. juuni 2026 – 31. august 2026
Lepingu algus – teisipäev, 1. september 2026