Algne hanke kirjeldus
Portsmouthi linnavolikogu (Volikogu) kavatseb määrata kaks tarnijat elamufondi remondi- ja hooldusteenuste osutamiseks kahe eraldi lepingu kaudu, kus üks tarnijatest võtab endale vastutuse ka ettevõtte varade eest. Lepingud kehtivad esialgu viis aastat, võimalusega pikendada kuni viie aasta võrra kokkulepitud ajavahemike järel.
Võimalus on jagatud kolmeks osaks:
• Osa 1 - Saarel asuvate kinnistute remont ja hooldus (14–18 miljonit naela aastas)
• Osa 2 - Saarest väljaspool asuvate kinnistute remont ja hooldus (14–18 miljonit naela aastas)
• Osa 3 - Ettevõtte varade remont ja hooldus (umbes 0,75 miljonit naela aastas)
Kõigile kolmele osale kehtib üks eelvaliku protsess. Alles pärast 1. etapi läbimist kutsutakse tarnijad 2. etappi. 2. etapis peavad tarnijad esitama ühe pakkumuse, mis hõlmab mõlemat Osa 1 ja Osa 2, märkima oma eelistatud osa ja esitama eraldi pakkumuse Osa 3 jaoks.
Kõige kõrgema hinnangu saanud tarnija saab oma eelistatud osa ja teise enim hinnatud tarnija saab ülejäänud osa. Kui tarnija keeldub pakkumisest, võib Volikogu selle pakkumuse tagasi lükata ja pöörduda järgmise enim hinnatud tarnija poole. Ainult tarnijad, kes esitavad täielikult vastavad pakkumused nii Osa 1 kui ka Osa 2 jaoks, on abikõlblikud Osa 3 jaoks ja ainult kaks määratud tarnijat Osade 1 ja 2 jaoks võetakse arvesse. Tarnijad ei saa otse pakkuda Osa 3 jaoks.
Volikogu haldab umbes 17 500 kodu, sealhulgas umbes 15 500 sotsiaalselt renditud ja 2000 korteriomandit. Enamik elamuid on 1950ndatest–1960ndatest aastatest ehitatud plokid. Ajalooliselt on varad jagatud saarel asuvateks (PO1-PO5) ja saarest väljaspool asuvateks (PO6-PO9), hiljutised omandamised lisasid umbes 800 kodu Gosportis, Farehamis ja Winchesteris.
Ettevõtte varasid haldab praegu saarel asuv töövõtja ja need hõlmavad umbes 550 hoonet, peamiselt PO1-PO5 piirkonnas.
Aastas teostatakse saarel umbes 16 000 remonti ja saarest väljaspool 15 000 remonti, mahtude eeldatakse jäävat stabiilseks. Järgmise 5–10 aasta jooksul võib lisanduda kuni 1000 uut elamut. Uued töövoogud on tõenäolised seoses dekarboniseerimismeetmete ja taastuvenergia kasutuselevõtuga kogu varas.
Volikogu prognoosib järgmiseks aastakümneks tulevasi väljakutseid, sealhulgas muudatusi ehitise ohutuse seaduses ja tuleohutuse seaduses, suuremat vastavuse kontrolli, suuremaid nõudeid teabe täpsuse osas ja suuremat tähelepanu sellistele küsimustele nagu niiskus ja hallitus elamumajanduse regulaatori järelevalve all. Tarnijad peavad tegema koostööd Volikoguga, et need nõudmised täita.
Olemasolevad kaks elamute remondi ja hoolduse lepingut (NEC4 Option E) on kehtinud 10 aastat pluss 12-kuuline pikendus ja lõppevad 2027. aasta 31. märtsil, mille koguväärtus on umbes 400 miljonit naela. Osutatavad teenused hõlmavad reageerivaid remonte, tühjade korterite töid, puuetega inimeste kohandusi, viimistlustöid, vastavuse testimist, päikesepaneelide remonti, tuleohutuskontrolle ja erinevate seadmete hooldust.
Ettevõtte varad hõlmavad laia valikut hooneid, sealhulgas koole, kontoreid, laohooneid, depoosid, hooldekodusid, varjualustega elamuid, toetatud elamispindu ja merendusasutusi (viimased hangitakse eraldi). Aastas teostatakse umbes 2000 remonti aastase väärtusega 750 000 naela.
Põhiteenused hõlmavad üldisi remonte, suitsu/kuumuseandurite kontrolle, EICR-e, avariivalgustust, ventilatsioonikontrolle, MVHR-i remonti, asbesti eemaldamist, tuleuksi, ukse-sissepääsusüsteeme, valvekorrapidaja kutsesüsteeme, PV-hooldust, tühjade korterite töid ja väljaspool tööaega osutatavaid teenuseid. Tarnijad peavad osutama 365 päeva aastas väljaspool tööaega teenust. Täiendavad teenused võivad hõlmata dekarboniseerimistöid, õhksoojuspumpasid, vee hügieeni remonti, ühiskasutatavat ventilatsiooni, saarel ja saarest väljaspool asuvate kinnistute remonti, ettevõtte varade töid ja gaasiseadmete hooldust avariiolukordades.
Spetsifikatsioon sisaldab funktsionaalseid ja toimivusnõudeid ning seda võidakse enne 2. etappi ajakohastada.
Ettevõtte varade remonti (Osa 3) teostab kas Osa 1 või Osa 2 tarnija, et tagada järjepidevus, selge vastutus ja tõhusus. See lähenemisviis toetab tegevuse tõhusust ja võimaldab paindlikkust potentsiaalse kohaliku omavalitsuse ümberkorraldamise (LGR) ettevalmistamisel.
Kui LGR toimub, võib Volikogu pärida märkimisväärselt suurema ettevõtte varade portfelli, mis võib aastas lisada remondi- ja hooldusnõudlusele mitu miljonit naela. Sellistel juhtudel võib Volikogu muuta Osa 3 lepingut, luua uue osa, mis on avatud ainult Osa 1 ja Osa 2 tarnijatele, või korraldada eraldi hankemenetluse.
Volikogu eeldab, et nõuded jäävad laias laastus samaks, kuid võib kohandada ulatust, piire või seadusest tulenevaid kohustusi, et kajastada mis tahes LGR-ist tulenevaid muudatusi.
Tarnijatelt oodatakse koostööd Volikoguga ja teiste tähtajaliste töövõtjatega. Varasemates lepingutes on kasutatud avatud raamatuga partnerlusmudelit ja Vanguard Systems Thinkingut, mida Volikogu ootab jätkuvat.
Lisateavet leiate aadressilt: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
Volikogu on pühendunud sotsiaalse väärtuse loomise parandamisele. Teavet leiate aadressilt: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Et toetada organisatsioone, kes ei suuda täita kogu lepingu ulatust, kuid soovivad pakkuda teenuseid peamistele pakkujatele, säilitab Volikogu vabatahtliku nimekirja huvitatud alltöövõtjatest ja tarneahela partneritest.
Alltöövõtjana oma teenuseid pakkuda soovivad tarnijad peaksid võtma ühendust Volikoguga In Tend teabevahetuse funktsiooni kaudu ja esitama oma ettevõtte nime ja viitenumbri, kontaktandmed, lühikirjelduse teenustest, asjakohase kogemuse ja veebisaidi aadressi.
Volikogu kogub selle teabe ja jagab seda kõigi peamiste pakkujatega vastutuseta ja garantiita. Nimekirjas olemine ei tähenda heakskiitu, eelkvalifitseerimist ega soovitust. Peamised pakkujad vastutavad ainuisikuliselt kõigi nende poolt valitud alltöövõtjate sobivuse, võimekuse ja vastavuse hindamise eest.
Kohaliku omavalitsuse ülevaade
Laiema kohaliku omavalitsuse ülevaate (LGR) raames on Volikogul olnud vaja teha koostööd naaberomavalitsustega, et uurida tulevast struktuurireformi, ühisteenuste võimalusi ja juhtimis kokkulepete ühtlustamist. Ühendkuningriigi valitsus on nüüd kinnitanud oma otsuse kohaliku omavalitsuse ümberkorraldamise kohta Hampshire'i ja Wighti saare piirkonnas.
Kinnitatud ettepanekute kohaselt saab Portsmouthi linnavolikogust osa uuest, suuremast unitarsest omavalitsusüksusest, mis hõlmab Gosporti, Farehami ja Havanti piirkondi ning sisaldab Newlandsit, Horndeani, Clanfieldi ja Rowlands Castle'i. Uus unitarne omavalitsusüksus hakkab ametlikult tegutsema 1. aprillil 2028, mil Portsmouthi linnavolikogu sellisel kujul, nagu see praegu eksisteerib, likvideeritakse 2028. aasta 31. märtsil.
Kuigi uue omavalitsuse teenuste osutamise mudel ei ole veel lõplikult välja töötatud, ühendab ümberkorraldamine kõik olemasolevad kohaliku omavalitsuse teenindusvastutused uue piirangu alla. See tähendab, et praegune nõudlus, ulatus ja tegevusnõuded remondi- ja hooldusteenuste (R&M) osas võivad ülemineku käigus oluliselt muutuda, sõltuvalt uue omavalitsuse jaoks määratavast lõplikust varade baasist, varade profiilist ja juhtimis kokkulepetest.
Ainult Portsmouthi praeguse tegevuspiirkonna jaoks jääb hinnanguline 10-aastane lepingu koguväärtus vahemikku 336–450 miljonit naela, võttes arvesse inflatsioonisurvet, eeldatavat varade kasvu, dekarboniseerimise töövoogusid ja suurenenud vastavusnõudeid.
Pärast LGR-i eeldatakse, et koguvõimaluse väärtus suureneb oluliselt, tänu ühendatud elamufondile, laiema ettevõtte varale, täiendavatele tegevushoonetele, laiema geograafilise ulatuse ja suurenenud remondinõudlusele, mis on integreeritud ühendatavatest omavalitsustest. Volikogu jätkab vastutustundlikku ülemineku planeerimist ja jätab endale õiguse lepingut muuta vastavalt 2023. aasta hankeseaduse (Procurement Act 2023) 8. lisale, kui kinnitatud LGR-i korraldused nõuavad muudatusi ulatuses, väärtuses või teostusstruktuuris.
Planeerimise eesmärgil ja potentsiaalsete partneromavalitsuste kinnitatud varade ja varade andmete puudumisel on esialgne hinnang, et üldine hooldusnõudlus võib suureneda 50%–70% võrreldes ainult Portsmouthiga. Sel juhul hinnatakse inflatsiooniga kohandatud 10-aastast koguvõimaluse väärtust 504–765 miljoni naela vahele.
Hampshire'i maakonna nõukogu (HCC) hangib praegu ühte tarnijat hõlmavat 250 miljoni naela suurust 10-aastast tähtajalist hoolduslepingut (2026–2036), mis hõlmab hoonekonstruktsiooni ja M&E teenuseid umbes 825 objektil, sealhulgas koolides. Sõltuvalt tulemusest võib määratud HCC töövõtja jätkata osa või kõigi nende varade haldamist pärast LGR-i, mis tähendab, et selle hanke ettevõtte varade elemendi jaoks ei pruugi algselt tekkida olulisi muutusi.
Kui aga uus unitarne omavalitsusüksus võtab üle HCC ettevõtte varade otsese vastutuse ümberkorraldatud piirides, eeldatakse, et uus omavalitsusüksus pärib märkimisväärse osa sellest teenuste portfellist. Näitliku modelleerimise põhjal võib päritud ettevõtte varade remondi- ja hooldusnõudlus olla umbes 20% HCC lepingu väärtusest, kuigi Volikogu jätab endale õiguse seda hinnangut ületada, kui tulevased valitsuse suunised või seaduslikud ülekanded seda nõuavad.
Ümberkorraldamise korral sisaldavad lepingud klausleid, mis võimaldavad lepingu üleandmist järglaste omavalitsustele. Mis tahes üleandmise klausel tõenäoliselt sätestab, et lepingut võib üle anda mis tahes uuele omavalitsusele, mis järgib algset lepingut sõlminud omavalitsust.
Lisateavet LGR-i kohta leiate järgmisest lingist -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisateavet LGR-i kohta leiate järgmisest lingist -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisateavet teadaolevate riskide kohta leiate hilisemast teatisest allpool.