Algne hanke kirjeldus
Portsmouthi linnavolikogu (Volikogu) kavatseb määrata kaks tarnijat remondi- ja hooldusteenuste osutamiseks oma elamufondile kahe eraldi lepingu kaudu, kusjuures üks neist tarnijatest võtab endale vastutuse ka ettevõtte varade eest. Lepingud kehtivad esialgu viis aastat, võimalusega pikendada neid veel viie aasta võrra kokkulepitud ajavahemike järel. Võimalus on jagatud kolmeks osaks: Osa 1 - Saarepoolsed remondid ja hooldus (14–18 miljonit naela aastas), Osa 2 - Saarevälised remondid ja hooldus (14–18 miljonit naela aastas), Osa 3 - Ettevõtte varade remondid ja hooldus (umbes 0,75 miljonit naela aastas). Üks lühinimekirja koostamise protsess kehtib kõigile kolmele osale. Ainult need tarnijad, kes läbivad 1. etapi, kutsutakse 2. etappi. 2. etapi raames peavad tarnijad esitama ühe pakkumise, mis hõlmab nii Osa 1 kui ka Osa 2, märkima oma eelistatud osa ja esitama eraldi pakkumise Osa 3 jaoks. Kõige kõrgema koha saanud tarnija saab oma eelistatud osa ja teise koha saanud tarnija saab ülejäänud osa. Kui tarnija keeldub pakkumisest, võib Volikogu selle pakkumise kõrvale jätta ja pöörduda järgmise järjestatud tarnija poole. Ainult tarnijad, kes esitavad täielikult vastavad pakkumised nii Osa 1 kui ka Osa 2 jaoks, on abikõlblikud Osa 3 jaoks, ja ainult kaks määratud tarnijat Osade 1 ja 2 jaoks võetakse arvesse. Tarnijad ei saa otse pakkuda Osa 3 jaoks. Volikogu haldab ligikaudu 17 500 kodu, sealhulgas umbes 15 500 sotsiaalselt renditud ja 2 000 rendilepinguga kinnisvara. Enamik elamuid on 1950ndatest-1960ndatest aastatest ehitatud plokid. Ajalooliselt on varad jagatud saare peale (PO1-PO5) ja saare väljapoole (PO6-PO9), hiljutised omandamised lisavad umbes 800 kodu Gosportis, Farehamis ja Winchesteris. Ettevõtte varasid haldab praegu saarepoolne töövõtja ja need hõlmavad umbes 550 hoonet, peamiselt PO1-PO5 piirkonnas. Aastas tehakse saarel umbes 16 000 remonti ja saare väljaspool 15 000 remonti, mahtude eeldatakse jäävat stabiilseks. Järgmise 5-10 aasta jooksul võib lisanduda kuni 1000 uut elamut. Uued töösuunad on tõenäolised, kuna kogu varas kasutusele võetakse dekarboniseerimismeetmed ja taastuvenergia. Volikogu prognoosib järgmise kümnendi jooksul tulevasi väljakutseid, sealhulgas muudatusi hoonete ohutuse seaduses ja tuleohutuse seaduses, suuremat vastavuse kontrolli, suurenenud nõudeid teabe täpsusele ja suuremat tähelepanu probleemidele nagu niiskus ja hallitus sotsiaalelamute regulaatori järelevalve all. Tarnijad peavad tegema koostööd Volikoguga, et need nõudmised täita. Olemasolevad kaks elamute remondi- ja hoolduslepingut (NEC4 Option E) on kehtinud 10 aastat pluss 12-kuuline pikendus ja lõppevad 2027. aasta 31. märtsil, mille koguväärtus on ligikaudu 400 miljonit naela. Osutatavad teenused hõlmavad reageerivaid remonte, tühjade eluruumide töid, puuetega inimeste kohandusi, dekoratsioone, vastavuse testimist, päikesepaneelide remonti, tuleohutuse kontrolle ja erinevate seadmete hooldust. Ettevõtte varad hõlmavad laia valikut hooneid, sealhulgas koole, kontoreid, laohooneid, depoosid, hooldekodusid, varjualustega eluasemeid, toetatud elamispindu ja merendusasutusi (viimased hangitakse eraldi). Aastas tehakse umbes 2000 remonti aastase väärtusega 750 000 naela. Põhiteenused hõlmavad üldisi remonte, suitsu/soojusandurite kontrolle, EICR-e, avariivalgustust, ventilatsiooni kontrolle, MVHR-i remonti, asbesti eemaldamist, tuleuksi, ukse sisenemissüsteeme, valvekutsunguid, PV hooldust, tühjade eluruumide töid ja väljaspool tööaega teenuseid. Tarnijad peavad osutama 365-päevast väljaspool tööaega teenust. Täiendavad teenused võivad hõlmata dekarboniseerimistöid, õhksoojuspumpasid, vee hügieeni remonti, ühiskasutatavat ventilatsiooni, saare- ja saareväliseid remonte, ettevõtte varade töid ja gaasiseadmete hooldust hädaolukordades. Spetsifikatsioon määratleb funktsionaalsed ja toimivusnõuded ning seda võib enne 2. etappi värskendada. Ettevõtte varade remondid (Osa 3) teostab kas Osa 1 või Osa 2 tarnija, et tagada järjepidevus, selge vastutus ja raha eest saadud väärtus. See lähenemisviis toetab operatiivset tõhusust ja võimaldab paindlikkust potentsiaalse kohaliku omavalitsuse reorganiseerimise (LGR) ettevalmistamisel. Kui LGR toimub, võib Volikogu pärida märkimisväärselt suurema ettevõtte varade portfelli, mis võib aastas lisada mitu miljonit naela remondi- ja hooldusnõudlusele. Sellistel juhtudel võib Volikogu muuta Osa 3 lepingut, luua uue osa, mis on avatud ainult Osa 1 ja Osa 2 tarnijatele, või korraldada eraldi hanke. Volikogu eeldab, et nõudmised jäävad laias laastus samaks, kuid võib muuta ulatust, piire või seadusest tulenevaid kohustusi, et kajastada mis tahes LGR-ist tulenevaid muudatusi. Tarnijatelt oodatakse koostööd Volikoguga ja teiste pikaajaliste töövõtjatega. Varasemad lepingud on kasutanud avatud raamatupartnerluse mudelit ja Vanguard Systems Thinking, mida Volikogu ootab jätkuvat. Volikogu on pühendunud sotsiaalse väärtuse edendamisele. Teavet leiab aadressilt: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/. Et toetada organisatsioone, kes ei suuda täita kogu lepingu ulatuses, kuid soovivad pakkuda teenuseid peamistele pakkujatele, Volikogu säilitab vabatahtliku nimekirja huvitatud alltöövõtjatest ja tarneahela partneritest. Tarnijad, kes soovivad pakkuda oma teenuseid alltöövõtjatena, peaksid võtma ühendust Volikoguga In Tend suhtlusfunktsiooni kaudu ja esitama oma ettevõtte nime ja viitenumbri, kontaktandmed, lühikirjelduse teenustest, asjakohase kogemuse ja veebisaidi aadressi. Volikogu kogub selle teabe ja jagab seda kõigi peamiste pakkujatega vastutuseta ja ilma garantiita. Nimekirjas olemine ei tähenda heakskiitu, eelkvalifitseerimist ega soovitamist. Peamised pakkujad vastutavad ainuisikuliselt nende poolt valitud alltöövõtjate sobivuse, võimekuse ja vastavuse hindamise eest. Kohaliku omavalitsuse ülevaade: Laiema kohaliku omavalitsuse ülevaate (LGR) raames on Volikogul olnud vaja teha koostööd naaberomavalitsustega, et uurida tulevast struktuurireformi, ühisteenuste võimalusi ja juhtimiskorralduse ühtlustamist. Ühendkuningriigi valitsus on nüüd kinnitanud oma otsuse kohaliku omavalitsuse reorganiseerimise kohta Hampshire'is ja Wighti saarel. Kinnitatud ettepanekute kohaselt saab Portsmouthi linnavolikogu osaks uut, suuremat omavalitsusüksust, mis hõlmab Gosporti, Farehami ja Havanti piirkondi ning Newlandsi, Horndeani, Clanfieldi ja Rowlands Castle'i. Uus omavalitsusüksus hakkab ametlikult tegutsema 2028. aasta 1. aprillil, mil Portsmouthi linnavolikogu praegusel kujul likvideeritakse 2028. aasta 31. märtsil. Kuigi uue omavalitsuse teenuste osutamise mudel ei ole veel lõplikult välja töötatud, ühendab reorganiseerimine kõik olemasolevad kohaliku omavalitsuse teenuste vastutusalad uue piirangu raames. See tähendab, et praegune nõudlus, ulatus ja töökorralduslikud nõuded remondi- ja hooldusteenuste (R&M) osas võivad ülemineku käigus oluliselt muutuda, sõltuvalt lõplikust varade baasist, varude profiilist ja uue omavalitsuse juhtimiskorraldusest. Portsmouthi praeguse jalajälje osas hinnanguline 10-aastane kogulepingu väärtus jääb vahemikku 336–450 miljonit naela, võttes arvesse inflatsioonisurvet, eeldatavat varude kasvu, dekarboniseerimise töösuundi ja suurenenud vastavusnõudeid. Pärast LGR-i eeldatakse, et koguvõimaluse väärtus oluliselt suureneb, tänu ühendatud elamufondile, laiemale ettevõtte varale, täiendavatele operatiivhoonetele, laiema geograafilise jalajälje ja suurenenud remondinõudluse integreerimisele ühinevatest omavalitsustest. Volikogu jätkab vastutustundlikku planeerimist üleminekuks ja jätab endale õiguse muuta lepingut vastavalt 2023. aasta Hankeseaduse (Procurement Act 2023) 8. lisale, kui kinnitatud LGR-i korraldused nõuavad muudatusi ulatuses, väärtuses või tarnestruktuuris. Planeerimise eesmärgil ja ilma kinnitatud varude ja varade andmeteta potentsiaalsetelt partneromavalitsustelt, esialgne hinnang on, et üldine hooldusvajadus võib suureneda 50%–70% võrreldes ainult Portsmouthiga. Selle alusel inflatsiooniga kohandatud 10-aastane koguvõimaluse väärtus hinnanguliselt jääb vahemikku 504–765 miljonit naela. Hampshire'i maakonna nõukogu (HCC) praegu hangib ühe tarnija 250 miljoni naela suurust 10-aastast hoolduslepingut (2026-2036), mis hõlmab hoone konstruktsiooni ja M&E teenuseid umbes 825 objektil, sealhulgas koolides. Sõltuvalt tulemusest võib määratud HCC töövõtja jätkata osa või kõigi nende varade haldamist pärast LGR-i, mis tähendab, et selle hanke ettevõtte varade elemendi jaoks võib algselt olla vähe või üldse mitte mingeid muudatusi. Kuid kui uus omavalitsusüksus võtab endale otsese vastutuse HCC ettevõtte varade eest reorganiseeritud piirides, eeldab uus omavalitsus märkimisväärse osa sellest teenuste portfellist. Tuginedes indikatiivsele modelleerimisele, võib päritud ettevõtte varade remondi- ja hooldusvajadus olla umbes 20% HCC lepingu väärtusest, kuigi Volikogu jätab endale õiguse seda hinnangut ületada, kui tulevased valitsuse suunised või seaduslikud ülekanded seda nõuavad. Reorganiseerimise korral sisaldavad lepingud klausleid, mis võimaldavad lepingu üleandmist järglaste omavalitsustele. Iga üleandmise klausel tõenäoliselt sätestab, et lepingut võib üle anda mis tahes uuele omavalitsusele, mis järgneb algsele lepingujärgnijale. Lisateavet LGR-i kohta vt järgmisest lingist - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/. Lisateavet teadaolevate riskide kohta vt hilisemast teatisest allpool seoses muu teabega.