Original udbudsbeskrivelse
Cadent Gas kræver juridisk support til inddrivelse af gæld og skader, der dækker to uafhængige interne arbejdsstrømme. Selvom dette er to separate interne arbejdsstrømme, er intentionen at tildele hele servicekravet til en enkelt leverandør til at levere begge elementer. Arbejdsstrøm 1 - Juridiske supporttjenester Porteføljen af krav, der skal håndteres under denne kontrakt, inkluderer, men er ikke begrænset til: Inddrivelse af kontraktuelle beløb – herunder krav relateret til tilslutningsarbejder, ændringer, afledningsarbejder og andre operationelle ydelser. Krav om gas-tyveri – forfulgt i henhold til Gas Act 1986 og tilhørende licensforpligtelser. Inddrivelse af beløb for anlægsbeskyttelsesarbejder. Andre diverse fakturaer, der dækker en række ydelser. Inddrivelse fra tidligere medarbejdere – hvor det er tilladt i henhold til ansættelseskontraktens vilkår. Denne proces anvender SAP, som vil blive faciliteret af Cadent-lederen snarere end adgang til systemet. Derudover er der et separat system til omkostningsberegning kaldet Apperio, som Cadent vil facilitere adgang til efter behov. Cadent ville kræve leverandørens støtte til at forsvare krav anlagt af tredjeparter, herunder småkrav, der kræver hurtig respons og generel retssagsstøtte (engagement før retssag, processkrifter, retsmøder, forhandling). Leverandøren skal demonstrere stærk erfaring med retssager og inddrivelse og levere fuld livscyklusstyring, herunder vurdering af sagens fordele, retssagsstrategi, advokatbistand, ADR, tvangsfuldbyrdelse og håndtering af både forsvarede og uforsvarede sager. De skal opretholde et robust sagsstyringssystem, opbygge stærke arbejdsrelationer, yde strategisk rådgivning og levere gennemsigtige fakturaer. Leverandøren skal også tilbyde Cadent informeret, sags-specifik rådgivning om, hvor langt hvert krav bør forfølges, baseret på en evidensbaseret vurdering af sandsynligheden for inddrivelse. Denne vurdering skal tage hensyn til alle relevante indikatorer, herunder betalingsvilligheds-scoring (P2P), ejendoms- eller aktivkontrol, ansættelsesstatus og enhver tilgængelig finansiel information. Leverandøren skal rådgive om, hvorvidt omstændighederne berettiger til at gå videre fra forberedende skridt til retssag, eller om alternative inddrivelsesveje er mere hensigtsmæssige. Dette inkluderer anbefaling af passende tvangsfuldbyrdelsesmuligheder såsom pantebreve (Charging Orders), hvor skyldneren ejer ejendom, lønindeholdelsesordre (Attachment of Earnings Orders), hvor stabil ansættelse er bekræftet, eller andre passende tvangsfuldbyrdelsesmekanismer. Leverandøren skal præsentere klare anbefalinger, der skitserer forventede inddrivelsesmuligheder og omkostnings-fordel-overvejelser for at støtte Cadent i at træffe informerede beslutninger vedrørende eskalering af sager. Forberedende processer For at sikre konsistens, overholdelse og effektiv sagsforberedelse skal leverandøren overholde følgende krav til forberedende protokol: Et brev om krav i henhold til forberedende protokol (PAP) er kun påkrævet for sager mellem virksomheder og enkeltpersoner. For alle andre sager, hvor PAP ikke gælder, skal leverandøren følge de generelle krav til forberedende protokol i Civilprocesreglerne. Krav til sagsforberedelse For alle henvisninger om gas-tyveri skal leverandøren indhente og dokumentere en betalingsvilligheds-score, før der iværksættes juridiske skridt. Sporingskrav – Hvor en skyldners adresse er ukendt, ikke verificeret eller bestridt, skal leverandøren foretage en sporing og fremlægge resultaterne, før der indledes juridiske procedurer. Arbejdsmængdeforventninger Cadent forventer følgende omtrentlige volumener: Småkrav: Ca. 30 sager pr. måned, generelt med en værdi under 5.000 GBP. Krav af høj værdi: På ethvert givet tidspunkt 20-30 igangværende sager med værdier over småkravsgrænsen. Et lille antal af disse kan variere mellem 100.000 GBP og 1-2 millioner GBP og involverer typisk skader på aktiver eller gas-tyveri i henhold til relevante lovrammer. Arbejdsstrøm 2 - Skadeskrav: Cadent kræver juridisk support til at behandle og håndtere inddrivelse af skader på sine aktiver og, i begrænset omfang, forsvare krav anlagt mod det af tredjeparter. Ydelserne relaterer sig primært til krav om skader baseret på uagtsomhed, lovbestemte krav og byggerelaterede tvister og omfatter både volumen-drevet arbejde af lavere værdi og komplekse, høj-værdi sager. Denne proces anvender Evoclaim sagsstyringssystem, som Cadent ville give adgang til den succesfulde leverandør. Derudover er der et separat system til omkostningsberegning kaldet Apperio, som Cadent vil facilitere adgang til efter behov. Skadeskrav er opdelt i to arbejdsstrømme: 1. Krav af lav værdi (under 10.000 GBP): a. Gældsinddrivelse b. Fuld juridisk handling 2. Krav af høj værdi (over 10.000 GBP) Leverandøren vil være forpligtet til at håndtere og fremme krav, herunder, men ikke begrænset til: Krav som følge af skader på aktiver, primært baseret på uagtsomhed. Krav, hvor tredjeparter ikke har overholdt relevante retningslinjer fra Health and Safety Executive (HSE) ved udførelse af arbejder. Lovbestemte krav mod andre lovbestemte undertagere i henhold til New Roads and Street Works Act 1991 (NRSWA). Krav mod lejere i henhold til Gas Act, der tillader udførelse af arbejder, der resulterer i skader. Begrænset støtte til at forsvare krav anlagt mod den kontraherende myndighed, typisk inden for småkravssporet. Omfang af krav 1A. Krav af lav værdi - Gældsinddrivelse: Udsendelse af et første brev før sag (LBA) Udsendelse af et andet brev før sag. Udarbejdelse og udsendelse af et Part 36-tilbud, hvor det er relevant. 1B. Krav af lav værdi - Fuld juridisk handling: Udsendelse af et første brev før sag (LBA) Iværksættelse af retssag og opnåelse af udeblivelsesdom, hvor det er relevant. Håndtering af forsvarede sager indtil løsning, hvor den kontraherende myndighed foretager telefonmægling. Tvangsfuldbyrdelse af domme via High Court Enforcement Officers (HCEO), hvor det er nødvendigt. 2. Krav af høj værdi: Disse sager falder typisk ind under forberedelsesprotokollen for bygge- og ingeniørstridigheder. Til kontekst blev 13 krav af høj værdi instrueret inden for de sidste 12 måneder, varierende fra 10.500 GBP til 1,5 millioner GBP. 3. Forsvar af tredjepartskrav: Leverandøren kan, i begrænset omfang, blive bedt om at bistå med at forsvare krav anlagt mod den kontraherende myndighed, herunder småkravssager. 4. Udgifter Arbejdsmængdeforventninger: Cadent forventer følgende volumener: 1. Krav af lav værdi (under 10.000 GBP): a. Gældsinddrivelse = Ca. 550 krav årligt. b. Fuld juridisk handling = Ca. 132 krav årligt. 2. Krav af høj værdi (over 10.000 GBP) = Ca. 10-15 årligt.