Flådens nøglehåndteringssystem

Politi- og kriminalitetskommissæren for Warwickshire, på vegne af Warwickshire Police, inviterer til at afgive tilbud på levering af et sikkert flådenøglesystem på tværs af operationelle politistationer i Warwickshire. Kravet vil blive udbudt som en enkelt kontrakt. I overensstemmelse med § 18 i Procurement Act 2023 overvejede myndigheden, om kravet passende kunne opdeles i partier. Efter vurdering konkluderede myndigheden, at en enkelt kontrakt er operationelt og teknisk at foretrække på grund af integrations-, konsistens-, sikkerheds- og supportkrav på tværs af alle operationelle lokationer. Warwickshire Police søger en sikker elektronisk flådenøglehåndteringsløsning til at administrere, spore og auditere adgang til køretøjsnøgler på tværs af operationelle politistationer. • Gælder for cirka 350 sæt flådekøretøjsnøgler på tværs af 17 operationelle lokationer. • Dækker sikker opbevaring, udlevering, returnering, revision, rapportering og support. • Omfanget er indledningsvis flådekøretøjsnøgler, med mulighed for udvidelse til andre kontrollerede aktiver (f.eks. brændstofkort, udstyr) som en option. Mål/Formål: Løsningen skal: • Give en sikker, auditerbar og standardiseret metode til styring af flådekøretøjsnøgler på tværs af alle Warwickshire Politiets lokationer. • Erstatte inkonsistente lokale praksisser med et styrket, force-wide kontrolleret system. • Understøtte forbedret styring, ansvarlighed og risikostyring for køretøjadgang. • Muliggøre fremtidige operationelle effektiviseringer (f.eks. indsigt i puljering og udnyttelse); dog kræves ingen systemintegrationer ved den indledende implementering. Vi søger en leverandør, der aktuelt eller inden for de seneste 3 år har leveret et nøglehåndteringssystem (svarende til omfanget af dette udbud) til mindst én eller flere britiske politi-kunder eller en sammenlignelig organisation, og som kan demonstrere den krævede tekniske kapacitet og evne. Den foreslåede kontraktperiode er 3 år med mulighed for forlængelse i op til yderligere 2 perioder af hver 12 måneder, afhængigt af tilfredsstillende ydeevne og operationelle krav. Alle interessetilkendegivelser skal ske via Warwickshire Politiets In-tend portal, der er hostet på In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Leverandører kan se udbuddetaljer via sektionen 'Tenders'. Adgang til udbudsdokumenter kræver leverandørregistrering/login. Nye leverandører bør registrere sig og derefter tilgå sektionen 'Portals' og vælge 'connect with Warwickshire Police'. Eventuelle spørgsmål vedrørende denne udbudsprocedure skal rettes via 'Correspondence'-funktionen på In-tend portalen. Fuldstændige detaljer om udbudsprocessen, evalueringsmetoden, specifikationerne og kontraktbetingelserne findes i udbudsdokumenterne. Indsendelser skal ske via In-tend portalen inden fristens udløb. Der er gennemført indledende markedsdialog for denne kontrakt. Som følge af den indledende markedsdialog er den estimerede kontraktværdi £151.105 plus moms for en reduceret udrulning og £182.585 plus moms for en fuld udrulning på tværs af hele ejendommen (inklusive forlængelsesmuligheder). Dette udbud overstiger den relevante tærskel og er derfor omfattet af Procurement Act 2023 og er en udbudsproces, der kræver indsendelse af forslag, prisoplysninger og obligatoriske kommercielle oplysninger. Myndigheden gennemfører en konkurrencepræget fleksibel procedure i overensstemmelse med loven. Tilbudsgivere bør bemærke, at processen kan omfatte evaluering af skriftlige indsendelser, leverandørdemonstrationer, afklaringsaktiviteter og et 'Best and Final Offer' (BAFO) trin som følger: • Trin 1 – Deltagelse og tilbud • Trin 2 – Leverandørdemonstrationer efterfulgt af 'Best and Final Offer' (BAFO) • Trin 3 – Kontrakt Tildeling Yderligere detaljer vedrørende demonstrationskravene, evalueringsmetoden og udbudsprocessen findes i udbudsdokumenterne. Myndigheden forbeholder sig retten til at ændre udbudsprocessen og tidsplanen efter behov i hele udbuddet i overensstemmelse med Procurement Act 2023 og principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. Myndigheden har identificeret potentielle ændringsgrunde i overensstemmelse med bilag 8 til Procurement Act 2023. Disse kan omfatte uforudsete operationelle ændringer, ændringer som følge af politireformer eller flådeændringer, og levering af yderligere kompatible varer eller tjenester, hvor det er objektivt begrundet, operationelt påkrævet og lovligt tilladt. Hvor de relevante betingelser i henhold til bilag 8 til loven er opfyldt, vil enhver kontraktændring blive behandlet som en tilladt kontraktændring. I overensstemmelse med bilag 5, § 8 i Procurement Act 2023, forbeholder myndigheden sig retten til direkte at tildele en kontrakt, hvor den konkurrenceprægede procedure ikke resulterer i et acceptabelt tilbud, og de lovbestemte betingelser er opfyldt. Myndigheden forbeholder sig retten, hvor det er lovligt tilladt i henhold til loven, til at tildele yderligere lignende varer eller tjenester til den udpegede leverandør, hvor det er operationelt påkrævet, og hvor alle lovbestemte betingelser er opfyldt. Eventuelle interessekonflikter, der identificeres under dette udbud, vil blive håndteret af myndigheden i overensstemmelse med Procurement Act 2023 og dens interne governance-procedurer. Myndigheden forbeholder sig retten til ikke at tildele en kontrakt som følge af denne udbudsprocedure.